V dnešním videu si ukážeme základní formátovací triky v Power BI. O Power BI jsme nedávno na Akademii Excelu publikovali video na téma základní práce v Power BI, kde jsme si ukázali, co Power BI je, jak ho můžete zdarma získat, jak vytvořit jednoduchý datový model a následně z vašich dat vytvořit prodejní report včetně interaktivních grafů. Formátování v Power BI nemusí být pro začátečníky vždy přímočaré, jelikož formátovacích možností v Power Bi ji celá řada a na první pohled není zcela jednoduché se v nich zorientovat. Proto si v dnešním videu ukážeme nejčastější formátovací prvky, které využijete u nejběžnějších grafů a tabulek v Power BI.A když vydržíte až do konce videa, tak vám ukáži trik, se kterým si ušetříte spoustu práce u formátování.
Excelový soubor ke stažení:
Všechny vizualizace v Power BI formátujeme pomocí karty Vizualizace, která je v pravém panelu mezi Daty a Filtry. Na kartě Vizualizace máme dvě ikony, pomocí první ikony Přidejte vizuály máme na výběr všechny vizualizace, ze kterých můžeme přehledy tvořit. Pomocí druhé ikony Naformátujte přehledy formátujeme vizualizace.
Začneme tím, že vytvoříme jednoduchý datový model, na kterém si ukážeme formátování vizuálů v Power BI. Zdrojový Excel je ke stažení na našem webu Akademie Excelu a odkaz na soubor najdete v popisku tohoto videa. V tomto zdrojovém souboru máme data o prodejích produktů, údaje o produktech, zákaznících a pobočkách. Data z tohoto zdroje potřebujeme zobrazit pomocí několika grafů a tabulek v Power BI. Vytvoření datového modelu projdeme v tomto videu rychle. Pokud pro vytvoření modelu potřebujete podrobnější návod, tak nejprve se podívejte na předchozí video Základy práce v Power BI.
Datový model
Když máme zdrojový soubor stažený, tak otevřeme prázdný Power BI a nahrajeme excelový soubor do Power BI. Pro nahrání souboru vybereme Importovat z Excelu. Najdeme zdrojová data a vybereme Otevřít. Do modelu chceme importovat všechny tabulky, takže vybereme všechny tabulky a vybereme Načíst. Po chvilce se tabulky načtou do Power BI. Abychom mohli s daty pracovat, tak je musíme propojit v datovém modelu. Přepneme se do datového modelu a zkontrolujeme propojení. Jak vidíme, tak mezi prodejními daty a zákazníkem se nevytvořilo propojení přes číslo zákazníka, takže ho vytvoříme. Teď máme vše připravené k tvorbě přehledu.
Základní formátování grafů si ukážeme na sloupcovém grafu. Ve vizualizaci klikneme na sloupcový graf a vložíme ho na přehled. Na osu x vložíme produkty z tabulky produkty a do hodnot vložíme tržby.
Každý graf se v základním nastavení vloží v základním formátu, většinou v modré barvě.
Barva grafu
První věc, co většinou chceme u grafů zformátovat je jejich barva nebo barevná kombinace. Abychom mohli jakoukoliv vizualizaci formátovat, tak ji musíme nejprve označit. Klikneme tedy třeba na sloupcový graf a na kartě Vizualizace se přepneme pomocí druhé ikony do formátování. Zde se objeví všechny komponenty grafu, které můžeme formátovat. Po rozkliknutí jednotlivých částí se rozbalí nabídka možností k formátování. My chceme formátovat barvu sloupců grafu, takže klikneme na část Sloupce, kde si v sekci barva můžeme zvolit barevnou výplň. Pokud se nám žádná barva nelíbí, tak vybereme další barvy, kde si můžeme pomocí posuvníku vybrat barvu a nebo můžeme nastavit vlastní kód barvy. Vybereme barvu, která se nám líbí a tím se barva sloupců změní.
Osa x a Osa y
Dále chceme upravit osy x a y. Na ose x je na první pohled patrné, že jsou zobrazené produkty, takže chceme odstranit název osy, který je zde zbytečný. Naopak u osy y chceme název osy zachovat ale změnit jeho název. Sbalíme prvek sloupce, aby se nám zde nepletl a vyjedeme nahoru, kde máme možnost naformátovat osu x a y. U každé osy můžeme formátovat hodnoty, což jsou u osy x názvy produktů. Můžeme změnit font, velikost ale i barvu písma. V sekci Název můžeme změnit název osy x. My název měnit nechceme, chceme ho úplně odstranit, takže stačí, pokud v sekci název klikneme na tlačítko a název vypneme. Tím se název osy x odstraní z grafu.
Sbalíme osu x a rozbalíme osu y. Stejně jako v Excelu můžeme nastavit minimální a maximální hodnotu osy y. Můžeme opět zformátovat hodnoty na ose y a její název. Začneme názvem. Tentokrát chceme název změnit na Tržba celkem. Rozklikneme část název a v poli Text nadpisu smažeme Automaticky a napíšeme sem náš název, což bylo Tržba celkem. Opět zde máme možnost změnit font, velikost i barvu písma.
Formátování hodnot
Ještě se podíváme na samotné hodnoty. Sbalíme sekci název a rozklikneme hodnoty. Zde je zajímavé pole Zobrazené jednotky. Máme zde nastavené automaticky, což znamená, že popisky na ose se včetně formátu automaticky přizpůsobí hodnotám. Teď máme na ose hodnoty uvedené v milionech včetně slova milion Kč. Můžeme si ale vybrat i jiný popisek. Když zvolíme žádný, tak se číslo zobrazí bez jakéhokoliv dodatečného formátu. Nebo můžeme vybrat tisíce a hodnoty se zobrazí v tisících. Když vybereme miliony, tak se popisky zobrazí zkrácené na miliony atd.
Formátování polí hodnot
A jak je možné, že se hodnota automaticky zformátovala jako česká měna? Může za to nastavení pole tržba v tabulce Prodej data. Klikneme na pole tržba a na horní liště v sekci Nástroje sloupců vidíme, jak je pole naformátované. Pole je naformátované jako celé číslo v české měně. Pokud byste základní formát pole chtěli změnit, tak označíte pole v tabulce a pomocí nabídky formátu změníte formát.
Formát mřížky
Vrátíme se ke grafu a ještě chceme provést dvě úpravy. V grafu chceme zvýraznit mřížku a změnit nadpis grafu. Začneme mřížkou. Označíme graf a přepneme se na formátování grafu. V sekci mřížka máme možnost mřížku odstranit, tím pádem bychom vypnuli tlačítko mřížky a nebo máme možnost změnit její barevnou výplň a styl. Chceme mřížku zvýraznit, takže vybereme nějakou tmavě šedou barvu a změníme styl z tečkované na čárkovanou. Šířku mřížky ovládáme pomocí tlačítka šířka.
Nadpis grafu
Zbývá upravit nadpis grafu. Až doposud jsme se pohybovali ve formátu na kartě Vizuál. Máme zde ovšem i druhou ikonu Obecné. Přepneme se do Obecného nastavení a jako druhou položku zde máme název grafu. V poli text můžeme upravit název. Smažeme ten, který tady máme a nahradíme ho názvem Vývoj tržeb produktů. Opět máme možnost změnit styl a barvu písma včetně zarovnání nadpisu v grafu. Pokud byste mezi nadpisem a grafem chtěli větší mezeru, tak sjedeme dolů do části mezera a nastavíme větší mezeru, tím se nadpis oddálí od grafu.
Legenda v koláčovém grafu
Dalším grafem, se kterým se můžete setkat je koláčový graf. Na přehled vložíme koláčový graf, do hodnot vložíme počet kusů a do legendy kraje. U koláčového grafu kromě standardních prvků můžete formátovat i legendu. Označíme graf a přepneme se na formát vizualizace. V sekci legenda buď můžeme nechat standardní legendu, kterou můžeme zobrazit v různých částech grafu a nebo můžeme legendu smazat a zobrazit ji přímo u výsečí, jako v Excelu. V takovém případě vypneme legendu.
A přepneme se do popisků a vybereme jako obsah popisku, kde vybereme Kategorie a procento a máme standardní popisek, na který jsme zvyklý z Excelu.
Formátování tabulek
Přehledy neskládáme ale pouze z grafů, ale využíváme na nich i tabulky. Ve vizualizacích najdeme maticovou tabulku a vložíme ji na přehled. Do hodnot vložíme tržby a počet prodaných kusů a na řádky vložíme zákazníky. Každá tabulka se v základu vloží s tímto proužkováním. Přepneme se na kartu formát a pokusíme se tuto tabulku zformátovat.
U tabulky máme na výběr z obrovského množství formátovacích možností. Ukážeme si ty nejdůležitější. Začneme samotným stylem tabulky, který určujeme v Předvolbách rozložení. Zde máme na výběr ze základních stylů tabulky, od žádného stylu přes zvýrazněné řádky a sloupce až pod různé kombinace. Vybereme třeba Minimalistický styl a upravíme si tabulku podle sebe.
Pokud se nám data nevejdou do tabulky, tak tabulku zvětšíme pomocí tahu rohů.
Označíme tabulku a nejprve naformátujeme záhlaví tabulky, kde máme nadpisy sloupců. Záhlaví sloupců upravíme z části Záhlaví sloupců. Rozklikneme záhlaví a změníme barvu pozadí na tmavě modrou. Barvu písma změníme na bílou a zarovnáme text na střed sloupců.
V záhlaví sloupců ještě potřebujeme upravit samotné názvy. Tyto názvy se ve skutečnosti upravují na kartě Vizualizace. Musíme se tedy přepnout zpět na vizualizaci. A vidíme, že se název pole přenesl i do názvu v záhlaví. Abychom záhlaví sloupců upravili, tak musíme upravit názvy těchto polí. Klikneme na první pole dvojitě levým tlačítkem myši, tím se do názvu vloží kurzor a my můžeme název smazat a nahradit ho vlastním názvem. Nazveme ho třeba jen jako Tržba. Potvrdíme klávesou ENTER. To samé uděláme s druhým pole a to nazveme jako Počet. A názvy v záhlaví sloupců se rovněž přejmenovali.
Pokud chceme rozšířit sloupce v tabulce, tak stačí chytit hranu sloupce a sloupec rozšířit.
Ještě by se nám hodilo, kdyby hodnota celkového počtu byla naformátovaná jako tisíce oddělené mezerou. Jak jsme si řekli u tržeb, to musíme udělat přes úpravu pole počet. Takže označíme pole počet v tabulce a na kartě nástroje sloupců nastavíme celé číslo a vybereme oddělovač mezerou. Pokud máme tržby včetně desetinných míst, tak označíme pole tržeb a na kartě Nástroje sloupců odebereme desetinná místa.
Formátování průřezu
Ještě si ukážeme jak zformátovat průřez, který se velmi často na přehledu používá jako filtr. Ve vizualizacích vybereme průřez a do něho vložíme druh produktu. Průřez se zobrazí jako zaškrtávací. Máme ovšem i jiné možnosti, jak ho zobrazit. Označíme průřez a přepneme se na kartu Vizualizace. A zde vybereme Nastavení průřezu. Mámena výběr svislou čáru, což jsou tato zaškrtávací pole. Nebo můžeme průřez zobrazit jako tlačítka nebo jako rozbalovací seznam. Vybereme třeba dlaždice.
Změníme ještě barvu dlaždic. Vybereme hodnoty, kde máme na výběr barvu pozadí. Vybereme barvu, která se nám líbí, třeba tmavě modrou a změníme barvu písma na bílou.
Velikost průřezu můžeme měnit tahem rohu a pokud bychom chtěli tlačítka vedle sebe, tak zmenšíme průřez a roztáhneme ho do strany.
Motivy
Než si ukážeme slíbený trik na závěr, tak si ještě ukážeme, jak můžeme využít přednastavených motivů v Power BI. Motivy najdeme na kartě Zobrazení. Na této kartě najdeme Motivy, kde jsou přednastavené barevné kombinace celého přehledu. Pokud tedy nechceme měnit u každého grafu barevnou kombinaci, tak si můžeme zvolit jeden z přednastavených motivů a grafy se následně budou vkládat ve zvolené barevné kombinaci. Pokud chcete některý z motivů použít jako základ a upravit si ho, tak k tomu slouží tlačítko Přizpůsobit aktuální motiv.
Pokud si zvolíme barevný motiv, tak se v barevné paletě grafů následně zobrazí barvy z vybrané palety, takže máme jistotu, že barvy v přehledu spolu budou konzistentní.
Trik pro rychlé formátování
A na závěr jsem vám slíbila malý trik, se kterým si ušetříte čas u formátování grafů v Power BI. Když s formátováním v Power BI začínáte, tak může být nabídka formátu dost nepřehledná a může vám trvat než najdete přesně to, co chcete formátovat. Můžete ale použít jednoduchý trik s vyhledáváním. Na formátovací kartě je vyhledávací lišta, pomocí které můžete vyhledávat jednotlivé prvky grafu. Pokud chcete například formátovat barevnou výplň grafu, takže napíšeme do vyhledávacího pole slovo barva. A nabídnou se nám všechny části grafu, u kterých můžeme formátovat barvu. Můžeme měnit barvu u osy, nadpisů, písma a když sjedeme dolů, tak v nabídce máme i barvu sloupců.
Nebo řekněme, že chceme rychle v celém grafu změnit styl písma. Do vyhledávací lišty napíšeme písmo a naráz se rozbalí všechny části grafu, u kterých můžeme změnit styl písma. Teď stačí postupně u všech prvků změnit styl písma bez toho, abyste rozklikávali každý prvek zvlášť.
Tak toto bylo několik formátovacích triků v Power BI.
Jedna odpověď
😊