V dnešním videu se podíváme na čas v Excelu. Přesněji se podíváme na to, jaké funkce můžeme v Excelu použít pro práci a časem a jaké možnosti máme u formátování času. Nejen, že si během videa ukážeme základní excelové funkce, které jsou přímo určené pro práci s časem, jako funkce NYNÍ, HODINA, MINUTA nebo ČAS, ale rovněž si ukážeme, jak můžeme datum v Excelu formátovat a jak formátování může ovlivnit časové výpočty v Excelu.
Excelový soubor ke stažení
Pokud vás zajímá využití časových funkcí v Excelu v praktických příkladech, tak se podívejte na navazující video určené pro členy Akademie Excelu – Praktické příklady pro počítání s časem
Čas v Excelu
Čas je podobně jako datum v Excelu uchováván ve formě čísel. Zatímco datum je v Excelu vyjádřené jako celé číslo, tak čas je vyjádřený jako desetinné číslo. Prvním datumem v Excelu je datum 1.1.1900. Pokud tento datum přeneseme do druhé buňky a na buňku použijeme obecný formát, tak se vrátí číslo jedna. Naopak datum 1.2.2024 bude v obecném formátu čísla číslo 45 323, jelikož je toto datum 45 323 dnů od datumu 1.1.1900.
Čas je v Excelu uchovávaný jako desetinné číslo, a to v rozmezí od 0 do 0,99. Půlnoc je v Excelu vyjádřená jako nula a za minutu půlnoc je naopak v obecném formátu číslo 0,99. Ostatní časy během dne se pohybují jako desetinné číslo mezi nulou a hodnotou 0,99.
Pokud máme v buňce uvedené jak datum, tak čas, tak celé číslo reprezentuje datum a čas je vyjádřený jako desetinné číslo, jelikož se jedná o zlomek dne. Tak jako v následujícím příkladu, kde máme ve dvou buňkách jak datum, tak čas. Když hodnoty v buňce převedeme vede o buňky a převedeme je na obecný formát, tak u první buňky vyjadřuje jednička datum a desetinné číslo reprezentuje čas. Stejně tak u druhého datumu, kde celé číslo vyjadřuje pořadové číslo datumu a hodnota desetinného čísla vyjadřuje čas.
Základní excelové funkce pro práci s časem jsou funkce NYNÍ, HODINA, MINUTA, SEKUNDA a funkce ČAS. Jednotlivé funkce si ukážeme na příkladech.
Aktuální čas vložíme pomocí funkce NYNÍ, anglicky funkce NOW. Ve funkci NYNÍ se stejně jako ve funkci DNES() žádný parametr nevyplňuje a funkce se jen potvrdí. Po potvrzení se vrátí aktuální datum a čas. Tato funkce je dynamická, takže stejně jako funkce DNES() vrátí po otevření nebo aktualizování excelového sešitu aktuální datum a čas.
Dalšími časovými funkcemi jsou HODINA, MINUTA, SEKUNDA a funkce ČAS.
V tabulce máme uvedený čas ve formátu hodina, minuta a vteřina. Pokud z tohoto času potřebujeme dostat pouze hodinu, tak použijeme funkci HODINA, anglicky funkce HOUR. Ve funkci HODINA stačí označit čas a funkci potvrdit. Funkci pošleme dolů pro všechny řádky. Funkce HODINA vrátí z času hodinu.
To samé udělá funkce MINUTA, anglicky funkce MINUTE. Abychom nemuseli funkci stahovat dolů, tak nejprve označíme všechny řádky, kam chceme funkci doplnit a do první buňky napíšeme rovná se a ve funkci MINUTA stačí označit hodnotu času. Aby se funkce rovnou doplnila na všechny řádky, tak použijeme klávesovou kombinaci CTRL+ENTER. Po potvrzení funkce vrátí minuty na všechny označené řádky.
Funkce SEKUNDA, anglicky funkce SECOND vrací z času vteřiny. Opět označíme všechny řádky, napíšeme funkci SEKUNDA, označíme čas a po potvrzení klávesami CTRL+ENTER vrátí funkce hodnotu vteřin z času.
Pokud potřebujeme čas složit zase zpátky dohromady, tak použijeme funkci ČAS, anglicky funkci TIME. Označíme všechny řádky, napíšeme funkci ČAS, ve které se nejprve označují hodiny, následně minuty a jako poslední parametr vteřiny. Funkci ukončíme a potvrdíme pomocí CTRL+ENTER a máme čas složený zase zpátky dohromady.
V posledním sloupci můžeme vyjádřit čas i v obecném formátu. Označíme buňky, klikneme do první buňky, napíšeme rovná se a označíme čas. Potvrdíme klávesami CTRL+ENTER, tím se datum přenese na všechny řádky. Rovnou změníme formát v buňce z času na obecný formát a máme všechny časy vyjádřené jako zlomek čísla jedna.
Excel si s vyjádřením času poradí i ve chvíli, kdy minuty nebo vteřiny vyjádříme číslem vyšším než 60. V dalším příkladu máme uvedený čas nejprve ve formátu hodiny, minuty a vteřiny a následně máme v další buňce čas složený dohromady jako 13:00, tedy jedna hodina odpoledne. Pokud hodnotu minut změníme z nuly na 59, tak se čas změní na 13:59.
Co se ale stane, pokud minuty vyjádříme číslem 120? Čas se změní z 13:00 na 15:00, jelikož 120 minut jsou dvě hodiny, takže Excel správně přepočítal výsledný čas a k číslu 13 přičetl dvě hodiny.
To samé by platilo i o vteřinách. Můžeme nechat 13 hodin, 120 minut a vteřiny změnit na 120. Jaký bude výsledný čas? Bude to 15:02, jelikož 120 vteřin jsou 2 minuty, takže funkce ČAS správně přepočítala čas a uvedla správné minuty.
Pokud bychom hodnotu vteřin změnily na číslo 125, tak bude čas 15 hodin, 2 minuty a 5 sekund.
Klávesové zkratky pro práci s časem
Ve spojitosti s časem můžete použít i dvě klávesové zkratky. Zatímco pro vložení aktuálního datumu existuje klávesová zkratka CTRL+;, tak pro vložení aktuálního času použijeme klávesovou zkratku CTRL+SHIFT+:. Takto vložené datumy a časy nejsou dynamické, takže se po znovu otevření excelového souboru nezmění. Tyto dvě klávesové zkratky můžete i zkombinovat. Můžeme tak kliknout do buňky a zmáčknout nejprve CTRL+;, tím se vloží datum, napsat mezeru a zmáčknout CTRL+SHIFT+:, čímž se vloží čas.
Jak je počítaný čas
A jak vlastně vzniká desetinné číslo, které vyjadřuje čas? Výpočet můžete provést sami. V příkladu máme v jedné buňce uvedenou hodinu, ve druhé minuty a ve třetí vteřiny. Následně jsme čas složili dohromady pomocí funkce ČAS a tento čas jsme vyjádřili v obecném formátu jako 0,52. Pokud bychom chtěli zjistit, jak číslo 0,52 vzniklo, tak bychom museli použít následující výpočet. Napíšeme rovná se, označíme buňku s hodinou a vydělíme ji číslem 24, jako 24 hodin. K tomu přičteme buňku s minutami, kterou vydělíme (24*60), tedy 24 hodin krát šedesát minut a nakonec k tomu přičteme buňku s vteřinami, kterou vydělíme výpočtem (24*60*60), tedy 24 hodin krát 60 minut a 60 vteřin. Vzorec potvrdíme a výpočet vrátí stejnou hodnotu. Takto tedy Excel uchovává čas.
Formát času
Čas můžeme v Excelu velmi lehce formátovat. Na výběr máme z několika přednastavených formátů a rovněž můžeme na čas použít i vlastní formát. Nejrychlejší způsob, jak čas zformátovat je přes horní lištu v Excelu. V buňce máme uvedený čas v obecném formátu. Označíme buňku a na kartě Domů vybereme formát a vybereme Čas. Tento formát zobrazí čas jako hodiny, minuty a vteřiny.
Na výběr máme ovšem i další formáty. Klikneme na buňku s časem, kterou chceme formátovat, pravým tlačítkem myši a vybereme Formát buňky. V levém panelu vybereme čas. Na výběr máme z několika možností. Můžeme čas vyjádřit jen ve formátu hodiny a minuty. Tím pádem se v buňce nezobrazí vteřiny. Jedná se ovšem jen o zobrazení času, ve skutečnosti nedošlo k odstranění vteřin. Když na buňku klikneme, tak v příkazovém řádku stále vteřiny vidíme, takže se nemusíme bát, že bychom nepočítali se správným časem. Čas můžeme vyjádřit i ve formátu anglických zkratek jako PM pro odpoledne nebo AM pro dopoledne nebo českých zkratek odpoledne a dopoledne.
Označíme buňku, pravé tlačítko myši, Formát buňky a na záložce Čas vybereme formát s anglickou zkratku pro odpoledne. Tím pádem se formát času změní.
Pokud bychom místo anglických zkratek chtěli české označení dopoledne a odpoledne, tak musíme použít vlastní formát. Označíme buňku, Formát buněk a Vlastní formát. Sjedeme dolů, tam kde máme přednastavené formáty pro čas a najdeme formát, kde máme anglické zkratky převedené na odpoledne a dopoledne. Pokud tento formát vybereme, tak se zkratky změní na české názvy odpoledne a dopoledne.
Stejně tak můžeme pomocí vlastního formátu převést následující číslo na datum a čas. Jak poznáme, že se jedná o datum i čas? Jelikož zde máme kombinaci celého a desetinného čísla. Označíme buňku a vybereme Formát buňky. Vybereme Vlastní formát a vybereme jednu z přednastavených možností, kde máme formát datumu a času. V tomto přednastaveném formátu máme datum, hodinu a minuty. Pokud bychom chtěli zobrazit i vteřiny, tak vlastní formát upravíme a přidáme k času ještě vteřiny. Potvrdíme vlastní formát a máme z obecného čísla vyjádřený datum a čas.
Poslední funkce, kterou s časem můžete použít, je funkce ČASHODNOTA. Tato excelová funkce převádí čas vyjádřený jako text na čas. Ve funkci ČASHODNOTA napíšeme v uvozovkách libovolný čas, který musíme uvést do uvozovek, jelikož se jedná o čas a funkci potvrdíme. Funkce ČASHODNOTA převede textovou hodnotu na čas vyjádřený v obecném formátu. Teď stačí jen označit buňku a změnit formát na čas. A máme z textové hodnoty vyjádřený čas ve správném formátu.
Na závěr si ještě ukážeme trik, jak správně sčítat čas. Zkoušeli jste někdy v Excelu čas sčítat a součet vám ukazoval nesprávný výsledek? Je to asi nejčastější problém, se kterým se u počítání s časem můžete setkat. V tabulce máme několik časů, které potřebujeme sečíst. Klikneme do buňky a použijeme klávesovou kombinaci ALT+= pro vložení automatické sumy. Funkci potvrdíme a na první pohled vidíme, že funkce vrátila nesprávný součet.
Důvodem není špatně použitá funkce, ale formát buňky. Klikneme do buňky a vybereme Formát buněk. Vidíme, že na buňce máme klasický formát pro čas. Nicméně, když potřebujeme čas sčítat, tak musíme formát změnit. Ve vlastním formátu musíme vybrat formát, kde je písmeno h, jako hodina, uvedený v hranatých závorkách. Tento formát dovoluje správně sčítat čas. Potvrdíme a součet se změnil a teď ukazuje funkce SUMA správný výsledek.
Pokud vás zajímá využití časových funkcí v Excelu v praktických příkladech, tak se podívejte na navazující video určené pro členy Akademie Excelu – Praktické příklady pro počítání s časem
Jedna odpověď
😊👍👍