V dnešním videu se podíváme na 12 pravidel, která vám pomohou při vytváření vašich excelových souborů. Tato pravidla pomohou nejen vám, ale ocení je jistě i ti, co budou s vašimi Excely pracovat. Projdeme si základní pravidla, na která byste měli myslet, než se do tvorby svých excelových modelů pustíte.
1. Zdrojová data
Základem tvorby každého Excelu, se kterým se dobře opakovaně pracuje, je správná forma zdrojových dat. Jakmile nemáte zdrojová data ve správném formátu, ideálně v klasickém tabulkovém rozložení, tak se v Excelu zbytečně nadřete. Vlastně, nejvíce komplikací a složitostí vzniká právě kvůli nesprávně strukturovaným zdrojovým datům. Pokud tedy používáte Excel mimo jiné k ukládání zdrojových informací, tak se v prvé řadě zamyslete nad tím, jak budete data využívat. I přesto, že krátkodobě může být přehlednější uchovávání dat v několika separátních tabulkách, na několika listech atp., tak vaše budoucí já vám poděkuje, pokud dáte přednost klasické excelové tabulce.
2. Čistá data
Když mám v Excelu zdrojová data, tak ještě něž začnu cokoliv počítat nebo vytvářet, tak zkontroluji zdrojová data, a to zejména v případech, kdy zdrojová data importuji a nebo mi zdrojová data někdo poskytl. Řádnou kontrolu provádím i v případě, že s daty pracuji poprvé. Nejrychlejší kontrolu provedete tak, že do tabulky vložíte automatický filtr a postupně zkontrolujete, jaká data máte v jednotlivých sloupcích. Filtrem odhalíte spoustu na první pohled skrytých chyb. Můžete lehce odhalit překlepy, nadbytečné mezery a nebo třeba neshody ve formátu. Pokud byste data nevyčistili, tak se vám lehce stane, že vám výpočty nebudou sedět.
3. Budoucí použití Excelu
Když tvoříme nějaký Excel, tak je dobré se zamyslet nad tím, zda případně tento Excel nebudeme používat pravidelně nebo opakovaně. Pokud ano, tak se vyplatí, dát si u jeho tvorby trochu záležet a přemýšlet i nad budoucím použitím. Vaše budoucí já vám poděkuje, jelikož mu v budoucnu ušetříte spoustu času. Je tak určitě lepší psát všechny variabilní vstupy do vlastních buněk, tak abyste je mohli pohodlně v budoucnu měnit, bez toho, abyste variabilní vstupy hledaly ve vzorcích. Můžete pracovat i s definovanými názvy a pojmenovanými oblastmi. Pokud chcete například zvýšit čitelnost a srozumitelnost vašich vzorců, můžete si jednotlivé buňky, které do výpočtu vstupují pojmenovat a ve funkci pak následně použít jen názvy buněk. Čitelnost zvyšují i odkazy na excelové tabulky, kde se ve vzorcích místo rozsahů buněk objevují názvy sloupců z excelové tabulky, je tak hned na první pohled jasné, s jakými sloupci se ve výpočtu pracuje.
4. Struktura Excelu
Stejně tak je chytré zamyslet se nad strukturou Excelu. Zda budu potřebovat více listů, zda některé informace budu muset skrýt, jako zdrojové informace. Ideální je podobné informace vložit na stejné listy. Můžeme tak mít jeden list, kde jsou vstupní informace, které nám někdo vyplňuje. Na druhé listu mohou být výpočty, které jsou plné vzorců. A na třetím listu může být přehledný výstup pro ostatní uživatele. V takovém případě můžeme list s výpočty klidně skrýt, pokud bude potřeba, stejně jako zdrojová data. Na svém listu mohou být i pomocné výpočty, jako zdroj pro rozbalovací seznamy atd.
5. Konzistentnost
Když modelujete data v Excelu, vždy se vám vyplatí být konzistentní, a to zejména v požitých jednotkách, mírách nebo třeba v čase. Uvedu několik příkladů. Někdy v Excelu pracujeme s velmi vysokými čísly a je tak přehlednější v tabulkách pracovat s čísly, která jsme zkrátily na tisíce. Na tom není nic špatného, pokud na to v Excelu upozorníme a pokud tento způsob výpočtu nebo formátování držíme v celém Excelu. Pokud byste ale jednu tabulku měli s čísly zkrácenými na tisíce a druhou normálně v milionech a třetí zase v tisících, tak se vystavujete tomu, že dříve nebo později uděláte chybu. Stejně tak pro kohokoliv, kdo bude v Excelem pracovat bude mnohem náročnější se v datech zorientovat. Stejné je to s časem. Řekněme, že v Excelu pracujete s výnosy a náklady. Než se pustíte do tvorby tabulek, ujasněte si, v jakém čase chcete data prezentovat. V týdnech? V měsících? V kvartálech nebo třeba jen roční data? Není nic horšího než když začnete s týdenními daty a o dvě tabulky dále přemýšlíte, jakou kombinaci funkcí použít na součet týdenních dat do měsíčních a kvartálních, jelikož má každý měsíc jiný počet týdnů. Pokud se rozhodnete pro týdenní nebo měsíční data, držet tuto časovou osu po celý Excel, pro všechny výpočty, ušetříte si spoustu komplikací, stejně jako potenciálních chyb.
6. Potenciální chyby
Spoustu starostí a chyb si ušetříte, když do vašeho Excelu zapojíte co nejméně prvků, kdy musí někdo něco vyplňovat. Nejčastěji se totiž chyby stanou ve chvíli, kdy něco doplňuje člověk. Kdeto jde, zkuste zapojit rozbalovací seznamy, kde dáte uživateli na výběr z předem definovaných možností. Tím pádem odpadne situace, kdy vám někdo do buňky vyplní nesmysl nebo třeba jména s nadbytečnými chybami nebo překlepy. Pomocí Ověření dat můžete rovněž omezit, jaké hodnoty lze do buněk doplnit. Například že produktové kódy musí mít vždy maximálně x znaků. Že mohou lidé do buněk doplňovat jen data v určitém rozmezí nebo, že datumy nesmí být starší než jeden rok atd. Stejně tak můžete hotový Excel zamknout pro změny, nebo případně odemknout pouze buňky k vyplnění. Zajistíte tak, že lidé stále uvidí vzorce, nicméně nebudou je moci omylem smazat nebo cíleně změnit.
7. Nekomplikujte si život
Účelem Excelu je počítat, modelovat případně uchovávat zdrojová data. Až na posledním místě je formátování. Nedělejte si život těžší tím, že budete skrývat buňky, řádky nebo sloupce, používat bílé písmo, abyste skryli některé informace, atd. Pokud něco nemá být vidět, dejte to na separátní list a skryjte list. Když se v budoucnu k Excelu vrátíte, bude pro vás snazší se v excelu orientovat.
Stejně tak by měl shořet v peklo ten, co vymyslel sloučené buňky. Sloučené buňky v Excelu mají jen vizuální efekt, ale každý kdo aktivně pracuje s Excelem ví, že sloučené buňky dokáží způsobit akorát problémy. Zvlášť když s nimi nedej bože musíte pracovat ve výpočtech. Odkazovat se na sloučené buňky ve vzorcích není nikdy dobrý nápad. Místo slučování buněk využijte chytrého formátování, efekt je stejný a bude se vám s výpočty lépe pracovat.
8. Systém
Ti z vás, co sledují videa na Akademii Excelu již nějakou dobu, si možná všimli stále se opakující struktury excelových souborů a formátování. V mých Excelech například barevná buňka znamená, že se do této buňky ručně doplňují hodnoty. Naopak bezbarvá buňka většinou značí, že se v ní skrývá vzorec. Je jedno jaký systém si vyberete, ale doporučuji vymyslet si vlastní a ten neustále používat. Tak bude pro vás vždy snazší, když se vrátíte ke svým Excelům vědět, že barevná buňka se doplňuje, kdežto transparentní obsahuje vzorce. Stejně tak si na váš systém zvyknou i ostatní a bude pro ně snazší se ve vašich Excelech orientovat.
9. Důslednost
Důslednost se vám bude hodit tehdy, pokud se někdy k Excelu budete vracet. Kolikrát jste po sobě otevřeli nějaký Excel a vůbec jste nevěděli, co jednotlivé buňky znamenají a počítají. Mě se to stávalo neustále. Dokud jste se nenaučila důsledně popisovat všechny tabulky, sloupce a záhlaví. Důsledně popisovat měřítka, měny, procenta atd. K udržení přehledu a systému si můžete pomoci i tím, že si v Excelu vytvoříte list s vysvětlivkami a komentáři. Kde si uvedete poznámky k tomu, co jste počítali, proč, co jednotlivé buňky znamenají. Stejně tak můžete použít komentáře a poznámky k buňkám. Stejně tak se vyplatí vždy důsledně popisovat grafy, abyste nemuseli po pár týdnech složitě dohledávat, co že to ten váš graf vlastně ukazuje za hodnoty.
10. Jednoduchost
Komplikované vzorce vždy způsobí zadostiučinění, když počítají. Třeba jako super komplikovaný vzorec v ukázce. Jste si ale jistí, že za rok budete vědět, co jste počítali a proč? Super komplikované vzorce jsou fajn, ale je těžké je udržovat, složitě se upravují, zvlášť, pokud po nějaké době vrátí chybu a velmi náročné je takové používání například pro vaše kolegy, kteří nejsou tak zdatní Exceláři. Lepší než strávit hodiny přemýšlením, co ten vzorec vlastně počítá je vytvořit ho v mezikrocích. Jednotlivé menší výpočty se lépe kontrolují, lépe se v nich odhalí chyby a je snadnější i jejich údržba.
Pokud se odkazujete z jednoho listu na hodnotu na druhém listu, je mnohdy lepší tuto hodnotu nejprve propojit s listem než s hodnotou začnete pracovat ve vzorci. Můžeme tak nejprve provázat hodnotu do buňky, kde popíšeme, co hodnota znamená. Až potom ji zapojíme do výpočtu. Rozdíl je v tom, že v prvním případě je pro vás složitější odkalit případnou chybu. Excel vám totiž označí buňky, se kterými počítá jen na aktivním listu, pokud chcete zkontrolovat hodnotu na jiném listu, musíte si zapamatovat její koordinaci a přepnout se na list a zkontrolovat hodnotu. Když ji máte propojenou viditelně na listu, tak je pro vás kontrola snazší.
11. Formátování
Excel není omalovánka. Ušetříte si spoustu starostí a bolehlavu, když se zdržíte přehnaného formátování, bláznivých barev, 3D grafů nebo podmíněného formátování, které je ale v každé buňce a každém sloupci. Pokud si nejste jistí, jak s barvami v Excelu pracovat, držte se klasických barevných kombinací, které jsou v Excelu přednastavené. Rovněž si můžete vybrat z několika barevných kombinací a stylů. Pokud máte stanovené korporátní barvy, které máte v Excelech používat, tak si můžete vytvořit vlastní styl. Může se stát, že vaše společnost využívá speciální barvy, které nejsou v nabídce Excelu. V takovém případě musíte znát HEX kód barvy a nastavit si v barvách, abyste ji mohli používat. Pokud si nastavíte vlastní styl, kde všechny barvy určíte, máte pak o dost jednodušší práci. Ušetříte si tak spoustu času formátováním tabulek a grafů.
12. Kontrolní výpočty
Není ostudou používat kontrolní výpočty a pomocné sloupce pro výpočet. Pokud by měl být nějaký vzorec nebo funkce příliš složitá, rozložte ji do mezikroků nebo pomocných sloupců. Bude pro vás mnohem jednodušší kontrolovat výpočty, které jsou rozsekané na více kroků. Kontrolní výpočty zase zajistí, že vám data sedí třeba na celkové součty. Můžete tak nad tabulkami například uvést celkové součty. Pomocí podmíněného formátování zajistíte, že buňky zezelenají, pokud budou celkové součty mezi tabulkami shodné. Naopak zčervenají, pokud se mezi sebou součty nerovnají. Bude pro vás tak na první pohled patrné, kde máte chybu. U rozsáhlých Excelů můžete klidně vytvořit i celý pomocný list, který bude sloužit jen ke kontrolním výpočtům.
Jedna odpověď
😊👍