V dnešním videu si ukážeme, jak můžeme v Excelu používat zaškrtávací políčka, neboli v angličtině checkboxes. Jedná se o interaktivní ovládací prvek, který najdeme na liště Vývojář. Pomocí zaškrtávacího políčka můžeme vytvářet interaktivní přehledy a výběry. Rovněž můžeme pomocí zaškrtávacího políčka ovládat funkce, grafy a nebo třeba podmíněné formátování v buňce. Dnes si ukážeme, jak se zaškrtávacími políčky pracovat a ukážeme si i dva praktické příklady.
Excelový soubor ke stažení
Zaškrtávací políčka v Excelu
Nejprve si ukážeme, jak zaškrtávací políčko do excelového sešitu vložit. Pro vložení zaškrtávacího políčka potřebujete mít aktivovanou záložku v horní liště Excelu nazvanou Vývojář. Pokud kartu Vývojáře nemáte aktivovanou, tak stačí pravým tlačítkem myši kliknout na horní lištu v Excelu a vybrat Přizpůsobit pás karet. Zde v pravé nabídce vybereme Všechny karty, kde najdeme Vývojáře. Pokud toto pole nemáte zaškrtnuté, tak ho zaškrtněte a potvrďte. Po potvrzení se v horní liště v Excelu objeví karta Vývojáře.
Když máme kartu Vývojáře aktivovanou, tak na ní klikneme a na záložce Vložit vybereme Zaškrtávací políčko.
Stejně jako jiné ovládací prvky se i zaškrtávací políčko musí do excelového listu nakreslit. Nakreslíme tedy dostatečně velké políčko. Excel automaticky políčko pojmenuje jako políčko 1.
Aby zaškrtávací políčko správně fungovalo, tak musíme nastavit formát ovládacího prvku. Klikneme pravým tlačítkem myši na políčko a vybereme Formát ovládacího prvku. Stejně jako u jiných ovládacích prvků i zde je nejdůležitějším polem propojení s buňkou. To totiž bude ovládat celé zaškrtávací políčko. Vybereme tedy jednu buňku v excelovém sešitu a potvrdíme propojení. Nic jiného měnit nebudeme a potvrdíme.
Teď když najedeme myší na políčko a zaškrtneme ho, tak se ve zvolené buňce objeví PRAVDA, což znamená, že políčko bylo zaškrtnuté.
Pokud ho odškrtneme, tak se v buňce objeví NEPRAVDA, což znamená, že políčko není zaškrtnuté.
Vrátíme se zpátky k nastavení prvku a všimněte si, že základním nastavením je, že je políčko nezaškrtnuto. Pokud byste jako výchozí stav chtěli zaškrtnuté políčko, které bude někdo naopak odškrtávat, tak místo nezaškrtnuto vybereme zaškrtnuto. Potvrdíme a tím pádem bude výchozí stav zaškrtnuté políčko.
Teď když jsme si ukázali základní fungování a nastavení zaškrtávacího políčka, tak si ukážeme dva praktické příklady využití políčka v Excelu.
V prvním příkladu máme 4 projekty, které máme dokončit. Do Excelu bychom rádi ke každému projektu vložili zaškrtávací políčko. Pokud bude políčko zaškrtnuté, tak to bude znamenat, že je projekt dokončený. Pokud nebude zaškrtnuté, tak to znamená, že na něm stále pracujeme. Kromě políček ještě chceme, aby se nám počítal pokrok. Máme 4 projekty, každý projekt má stejnou váhu, dohromady tedy 100 % a každý projekt má váhu 25 %. Dole pod projekty chceme zobrazit pruh, který by reprezentoval to, kolik % z projektů už máme dokončeno.
Začneme tím, že k jednotlivým projektům vložíme zaškrtávací políčka. Klikneme na kartu Vývojář, najdeme záložku vložit a klikneme na zaškrtávací políčko. Políčko nakreslíme do první buňky k prvnímu projektu. Zatím se nebudeme trápit s formátováním a usazováním políčka v buňce. Klikneme na políčko a vybereme kopírovat. Vložíme druhé políčko pod první. To samé uděláme ještě dvakrát. Teď máme vložené čtyři zaškrtávací políčka v buňkách.
Rovnou políčka propojíme s buňkami, které jsem za tímto účelem obarvila na světle modro. Klikneme na první pole a vybereme Formát ovládacího prvku a propojení s buňkou a vybereme první buňku (C6). Potvrdíme a zaškrtneme políčko, abychom si byli jistí, že nastavení funguje. Klikneme na druhé políčko, formát ovládacího prvku a propojení s buňkou. Vybereme druhou buňku (C7) a potvrdíme. Opět zkusíme pole zaškrtnout abychom ověřili, že vše funguje. To samé uděláme i pro třetí pole. Formát ovládacího prvku, propojení s buňkou, třetí modrá buňka (C8) a potvrdíme. Ještě to uděláme naposledy. Formát ovládacího prvku, propojení s buňkou, poslední modrá buňka (C9) a potvrdíme. Zkusíme zaškrtnout zbývající dvě pole a vidíme, že všechna pole reagují správně. Teď máme vybraná všechna 4 pole a v buňkách máme čtyřikrát pravdy.
U políček nepotřebujeme popisky políček, tak je smažeme. Klikneme pravým tlačítkem myši na tlačítko a vybereme Upravit text. Označíme text a smažme ho. To samé uděláme pro zbývající tři políčka.
Poslední co zbývá udělat je zarovnat políčka, tak aby lícovala. Označíme políčka, a to tak že budeme držet klávesu CTRL a postupně budeme na políčka klikat. Když je máme všechna označená, tak na kartě Formát obrazce vybereme Zarovnat a vybereme na střed a ještě svisle.
Teď zbývá nastavit pruh, který bude zobrazovat procentuální vyjádření dokončených projektů. Klikneme do buňky, kde chceme mít pruh (C11) a použijeme jednoduchý vzorec. Jelikož má každý projekt stejnou váhu, tak nám počet pravd stačí vydělit celkovým počtem polí. K tomuto účelu můžeme použít funkci SUMA s malým trikem. Napíšeme rovná se a funkci SUMA, kde označíme tyto textové hodnoty. Funkce SUMA normálně s textovými hodnotami pracovat neumí, kdybychom to teď potvrdili, tak se vrátí nula. Nicméně tyto sumy jsou výsledkem podmínky. A když před buňky ve funkci SUMA napíšeme dvojitý negativ, tak se logické podmínky pravdy a nepravdy změní na jedničky a nuly. Teorii můžeme ověřit, když vzorec označíme a zmáčkneme klávesu F9. Vidíme, že teď funkce SUMA ukazuje číslo 4, tedy 4 pravdy. Nezapomeňte se do normálního zobrazení vrátit stisknutím kláves CTRL+Z. Teď tuto funkci SUMA vydělíme funkcí POČET, kde opět označíme buňky a opět před ně napíšeme dvojitý negativ, aby se z textu stala čísla. Funkci potvrdíme a vrátila se jednička, jelikož máme zaškrtnuto 100 %. Změníme formát buňky na procenta a zkusíme odškrtnout některé políčko. Vidíme, že funkce reaguje a odčítá nebo přičítá správně procenta.
Teď na buňku stačí použít podmíněné formátování. Označíme buňku a na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování a datový pruh. Teď se vložil pruh ale jelikož ho nemáme správně nastavený, tak tento pruh nebude reagovat na procenta. Ještě když máme buňku označenou, tak na Podmíněném formátu vybereme spravovat pravidlo a pravidlo upravíme. Spravovat pravidlo a Upravit pravidla. V buňce minimum změníme automatické na číslo a jako číslo necháme nulu. V buňce maximum vybereme rovněž číslo a změníme ho na 1 jako 100 %. Potvrdíme. Teď když budeme odebírat políčka, tak se prh v buňce bude zmenšovat. Když budeme naopak políčka zaškrtávat, tak se bude navyšovat až do 100 %, kdy vyplní celou buňku.
Pomocné buňky, které jsou propojené se zaškrtávacím políčkem (C6:C9) nemusí být takto viditelné. Mohou být klidně na jiném pomocném listu.
Pomocí zaškrtávacího políčka můžete například i přeškrtávat text nebo podbarvovat buňky. Zkusíme to na dalším příkladu. U prvního úkolu chceme, že pokud bude úkol hotov, tak chceme zaškrtnout políčko a zároveň chceme, aby se úkol 1 přeškrtnul. K prvnímu úkolu tedy vložíme políčko z karty Vývojář. Nakreslíme políčko vedle do buňky úkolu a rovnou vybereme Formát ovládacího prvku. Vybereme propojení s buňkou a rovnou vybereme buňku vedle políčka. Ještě smažeme text u políčka, který nepotřebujeme. Pravé tlačítko myši, Upravit text a text označíme a smažeme. Klikneme na buňku s textem a na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování a zde vybereme Nové pravidlo a Pravidlo podle vzorce. Vzorec bude rovná se a pokud se buňka, která je propojená s políčkem rovná PRAVDA, tak chceme nastavit formát. Zde vybereme formát písma a jako efekt vybereme přeškrtnuté. Potvrdíme a teď když bude políčko zaškrtnuté, tak se text přeškrtne, pokud políčko odklikneme, tak se text zobrazí normálně.
Stejnou techniku bychom použili u podbarvení buněk. Trochu si ulehčíme práci a zkopírujeme poslední políčko a vložíme ho k textu. Teď jelikož jsme zkopírovali políčko, které je již propojené s buňkou, tak i toto zkopírované políčko je propojené s buňkou z předchozího příkladu. Musíme tedy vybrat Formát ovládacího prvku a propojení s buňkou změnit na novou buňku. Opět klikneme na buňku s textem a vybereme podmíněné formátování a nové pravidlo a pravidlo podle vzorce. Pravidlo bude stejně jako v přechozím příkladu. Pokud se propojená buňka rovná pravdě, tak chceme nastavit formát a tentokrát vybereme barevnou výplň buňky. A vybereme třeba světle modrou barvu. Potvrdíme formát a zkusíme políčko. Zaškrtneme políčko a buňka se podbarví na modro.
Hotovo. Tak toto byly dva praktické příklady, jak můžete využít zaškrtávací políčka v praxi v Excelu.
5 komentářů
😊👍
Dobrý den,
při použití vzorce: =SUMA(–B1:B4)/POČET(–B1:B4) se mi ve výsledku objevuje chyba: #HODNOTA.
Kde dělám chybu?
Děkuji za odpověď.
RB
PS: Ty mínusy jsou dva+dva.
Dobrý den, jak snadno a rychle kopírovat zaškrtávací políčko? Mám vložené zaškrtávací políčko do buňky a přiřazené k této buňce (A1). Pokud tuto buňku nakopíruji dolů (A1:A10), políčko se nakopíruje také ale zůstane přiřazení k buňce A1. Děkuji
Dobrý den, bohužel neexistuje kopírování zaškrtávacího políčka tak, aby se posunul i odkaz na buňku. Je potřeba každé políčko propojit s vlastní buňkou.