V dnešním videu si ukážeme, jak pracovat s excelovým nástrojem Fotoaparát. Že jste o něm nikdy neslyšeli? To byste zdaleka nebyli první, ani poslední. Nástroj Fotoaparát totiž nepatří mezi standardní nástroje, které se učí v excelových kurzech a už vůbec tento nástroj nepatří mezi standardní nástroje v Excelu, které najdete na liště v základním nastavení. I přesto, že se nejedná o nástroj, který využijete každý den, tak je určitě dobré ho znát a seznámit se s ním. Nejprve si ukážeme, jak s nástrojem Fotoaparát pracovat, k čemu je tento nástroj dobrý a na závěr si ukážeme super trik, kde nástroj Fotoaparát využijete.
Excelový soubor ke stažení
Fotoaparát v Excelu
Nejprve musíme začít tím, že nástroj Fotoaparát do Excelu přidáme. Klikneme na horní lištu v Excelu a vybereme Přizpůsobit pás karet. Vlevo vybereme Panel nástrojů rychlý přístup. V rozbalovacím seznamu Všechny příkazy. Následně ve výběru najdeme nástroj Fotoaparát. Klikneme na něj a vybereme Přidat. Po přidání Fotoaparátu do panelu rychlého přístupu potvrdíme výběr a do lišty rychlého přístupu v Excelu se přidal nový nástroj Fotoaparát.
Nejprve si ukážeme, jak se s nástrojem Fotoaparát pracuje.
V excelovém listu máme tabulku s přehledem tržeb pro jednotlivé produkty. Fotoaparát v Excelu nám jednoduše dovolí v Excelu vytvořit propojené obrázky. Obrázek tak nebude jen obrázkem, ale bude živě propojený na zdrojová data, takže se změny ve zdrojových datech projeví i v propojeném obrázku. Fotku nebo obrázek uděláme tak, že oblast, ze které chceme vytvořit obrázek, označíme.
Označíme celou tabulku a na liště Rychlého přístupu klikneme na Fotoaparát. Fotoaparát v tuto chvíli pořídil obrázek toho, co máme označené. Najedeme myší tam, kam chceme obrázek tabulky vložit, pro jednoduchost ho zatím vložíme pod původní zdrojovou tabulku (A12). Když jsme na místě, kam obrázek chceme vložit, tak klikneme levým tlačítkem myši a tím se obrázek vloží. Teď jste vytvořili propojený obrázek, který je propojený na zdrojovou tabulku.
Ve chvíli, kdy něco ve zdrojové tabulce změníme, tak se tato změna projeví i v obrázku. Zkusíme změnit tržbu u jednoho produktu. Ve chvíli, kdy změnu potvrdíme klávesou ENTER, tak se změna projeví a propíše i do obrázku.
Řekněme, že bychom chtěli obarvit řádek u vybraného produktu. Označíme buňky ve zdrojové tabulce a na kartě Domů vybereme barevnou výplň. Hned jakmile se řádek obarví ve zdrojové tabulce, tak se řádek obarví i v obrázku.
Když klikneme na obrázek, tak na horní liště v Excelu vidíme, že se přidala nová záložka Formát obrázku. Zde máme několik možností, jak obrázek zformátovat. Rozměry obrázku můžeme měnit pomocí tažením rohů nebo si na liště Formát obrázku zvolíme přesný rozměr obrázku. Na obrázek můžeme použít i některé z přednastavených efektů. Můžeme odstranit nebo naopak zvýraznit orámování obrázku a mnoho dalšího.
Když klikneme na obrázek tabulky, tak se v příkazovém řádku objeví rozsah buněk, ze kterých je obrázek vytvořený.
Pokud na obrázek dvakrát kliknete myší, tak se označí zdrojová tabulka.
Obrázek přitom nemusíme zdaleka vkládat na stejný list jako zdrojová data. Obrázek můžeme tímto způsobem vložit kamkoliv v excelovém sešitu. Stačí označit tabulku, kliknout na Fotoaparát, tím vytvoříme obrázek tabulky a vybrat si list, na který chceme obrázek vložit.
Pozor si musíte dát jen na jednu věc. Pokud nejprve vytvoříme obrázek tabulky, který vložíme na stejný list a následně obrázek zkopírujeme a vložíme ho na jiný list, tak se obrázek rozhází. A důvodem je to, že obrázek stále odkazuje na rozsah buněk, ale na tomto novém prázdném listu (Obrázek č.9).
Pokud tímto způsobem budeme měnit lokaci obrázku, tak před něj musíme vložit i identifikaci listu. Necháme obrázek označený, klikneme na začátek vzorce hned před buňky a překlikneme se na zdrojový list s tabulkou. Tím se před rozsah buněk přidá správná identifikace listu. Teď to stačí jen potvrdit a obrázek se vrátil do původní podoby.
A kde nástroj Fotoaparát využijete v praxi?
Excelové přehledy a dashboardy
Někdy je obtížné umístit všechny tabulky a grafy na jeden list, zvlášť, když chceme, aby byly všechny viditelné. Mnohdy to zabere spoustu času, hrát si s rozměry a velikostí písma a samotných grafů a tabulek. Pomocí nástroje Fotoaparát vyfotíte tabulky a grafy, vložíte je na přehled jako obrázky a upravíte jejich velikost a umístění podle potřeby a nejste přitom limitování rozměry a velikostí řádků a sloupců.
Kontrola dat
Při práci s velkými excelovými modely není neobvyklé, že máte v Excelu spoustu listů. Pokud na jednom listu máme vstupy, které měníme a na jiném listu máme například KPI. Fotoaparát vám může pomoci. Vyfotíme KPI, vložíme je na list, kde máme vstupy a teď máme jak vstupní údaje, tak výstupní údaje na jednom listu. Můžeme měnit vstupy a hned vidíme, jak se chovají KPI. Když máme vše nastavené podle potřeby, tak obrázek můžeme smazat.
Triky v Excelu
V podstatě pomocí Fotoaparátu můžeme udělat vyhledávání obrázků pomocí rozbalovacího seznamu, což si ukážeme v následujícím triku.
Excelový trik s Fotoaparátem
Pomocí nástroje Fotoaparát můžeme v Excelu provést i následující trik. Řekněme, že tvoříme excelový přehled a chceme ušetřit místo. Potřebujeme zobrazit tabulku tržeb stejně jako procentuální rozložení tržeb. Na přehledu ovšem nemáme prostor pro obě tabulky (Obrázek č.11). Pomůžeme si tedy rozbalovacím seznamem v buňce, který bude určovat, zda se na přehledu zobrazí tabulka s hodnotami tržeb a nebo s procentuálním vyjádřením tržeb.
Základem triku je nástroj Fotoaparát v kombinaci s funkcí NEPŘÍMÝ.ODKAZ neboli funkcí INDIRECT a Správcem názvů a rozbalovacím seznamem. Zdrojové tabulky máme vytvořené. Nejprve vytvoříme ze zdrojových tabulek obrázky. Označíme prví tabulku, klikneme na Fotoaparát a překlikneme se na list Tabulky, kam první tabulku vložíme (A1). Všimněte si, že mám dvě buňky zvětšené tak, aby se do nich tabulka vešla. Každá tabulka musí pro tento trik totiž sedět v samostatné buňce. Vrátíme se na list s tabulkami a uděláme fotku druhé tabulky. Označíme tabulku, klikneme na Fotoaparát a fotku vložíme na list Tabulky do druhé buňky (A2).
Překlikneme se na list Přehled, kde máme v buňce vložený rozbalovací seznam (A2). V něm si můžeme vybrat, zda chceme zobrazit tabulku ve formě tržeb a nebo v procentuálním vyjádření. Klikneme kamkoliv do buňky (A4) a připravíme si funkci, kterou následně použijeme ve Správci názvů. Základem je funkce KDYŽ, ve které ověříme, že pokud se hodnota v rozbalovacím seznamu rovná tržbám, tak že chceme vrátit obsah buňky s tabulkou tržeb. Tedy funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ, ve které označíme buňku s první tabulkou tržeb. Nesmíme zapomenout dát celý tento odkaz do uvozovek. A pokud podmínka splněná nebude, tak chceme vrátit druhou tabulku, takže opět funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ, kde označíme druhou buňku s druhou tabulkou a odkaz uvedeme opět do uvozovek. Ukončíme závorky u funkcí a potvrdíme. Funkce v buňce nic nedělá, jelikož ji musíme vložit do správce názvů. Zde jsme si funkci pouze připravili.
Funkci zkopírujeme a otevřeme na listě Vzorce Správce názvů. Vybereme Nový název a oblast pojmenujeme jako Tabulka. Funkci vložíme do pole Odkaz na. Potvrdíme a zavřeme okna.
Teď stačí zkopírovat libovolný obrázek tabulky z listu Tabulky a vložit ho na přehled. Klikneme na obrázek a v příkazovém řádku smažeme odkazy na buňky a místo toho najdeme pojmenovanou oblast Tabulka. Potvrdíme a máme hotovo. Teď je obrázek tabulky propojený s rozbalovacím seznamem. Pokud v něm změním výběr, tak reaguje i obrázek tabulky.
Stejný trik by šel i s grafy.
Jedna odpověď
😊