V dnešním videu si ukážeme, jak pracovat s formulářem pro Excel, který najdeme na Office.com. V nedávném videu jsme si ukazovali, jak v Excelu vytvořit formulář a jak s ním pracovat. Pokud ovšem potřebujete formulář, který budete rozesílat lidem k vyplnění, tak se vám může hodit nástroj Forms pro Excel. Jedná se o velmi flexibilní nástroj, který můžete použít ke sběru dat, aniž byste museli rozesílat přímo excelový soubor. Tento nástroj využije každý, kdo například pravidelně sbírá odpovědi od většího počtu lidí, dělá průzkumy trhu, sbírá odpovědi od studentů, zaměstnanců nebo kolegů, nebo potřebuje vyplnit informace například o probíhajícím projektu.
Na konci tohoto videa budete schopní vytvořit váš první moderní online formulář k vyplnění, který může obsahovat rozbalovací seznamy, vícenásobný výběr, kalendář s výběrem dat, hodnocení nebo dokonce hodnocení v podobě škál. A to vše bez jediného makra, VBA a dokonce i bez Excelu. K tvorbě formuláře budete potřebovat přístup na office.com.
Řekněme, že jste zodpovědní za sběr dat od prodejců ve vaší firmě. V síti máte 100 prodejců a od každého musíte posbírat data o jejich měsíčních tržbách. Místo toho, abyste každému posílali excelový soubor a žádali je o vyplnění, tak jim můžete zaslat online formulář, který se otevře v internetovém prohlížeči, který vyplní a vám se data okamžitě nahrají do vašeho Excelu. Výhodou je, že za prvé nerozesíláte přímo excelový soubor, ve kterém můžete mít citlivé údaje, které nejsou pro oči ostatních. Za druhé, ne každý je zběhlý i se základní prací v Excelu, takže vyplnění Excelu může být pro mnoho lidí problém, a za třetí nemusíte si lámat hlavu s tím, jak v Excelu ošetříte, aby vám lidé vyplnili správné kolonky v Excelu, ve správném formátu nebo aby vám nesmazali předpřipravené vzorce. Místo toho pošlete lidem moderní formulář, který se otevře v internetovém prohlížeči, kde ošetříte, jaká pole jsou povinná k vyplnění a v jakém formátu. A vám se pohodlně zatím všechny odpovědi nahrávají do Excelu, který máte uložený u sebe na disku. Díky Forms pro Excel na OneDrive a SharePoint tak můžete velmi snadno a uživatelsky přívětivě posbírat data od velkého počtu lidí.
Teď se ale vrátíme k tvorbě formuláře.
Přihlášení do Office.com
Prvním krokem k vytvoření online formuláře, je přihlášení se do služby Office.com, kde rozklikneme nabídku aplikací. Máme zde na výběr zde dvou možností. Záleží na tom, jaký účet Microsoft 365 máte. Pokud máte účet Microsoft 365, který je zadarmo, tak musíte vybrat ikonu Forms. Pokud si platíte vlastní Microsoft 365, tak máte na výběr. Pokud chcete, aby se vám data z formuláře automaticky stahovala do Excelu, což je pro většinu z nás preferovaná varianta, tak nevybereme tuto možnost Forms ale v aplikacích spustíme Excel. Pokud vám stačí data manuálně stahovat do Excelu, kdykoliv potřebujete, tak vyberete Forms. Ve videu si ukážeme obě varianty.
Začneme s Excelem pro web.
Excel online – Forms
Klikneme na Excel pro web, čímž se nám otevře Excel online. Zde v liště Vložení najdeme záložku Forms. Klikneme na ní vybereme Nový formulář. Otevře se nové okno internetového prohlížeče, kde máme možnost vytvořit formulář. Nejprve musíme vytvořit formulář a až pak se formulář napojení na excelový soubor, kam se budou ukládat odpovědi.
Tvorba formuláře
Nejprve formulář pojmenujeme. Klikneme na název Sešit, tím se otevře panel pro úpravy, který nám dovolí pole přejmenovat. Nazveme ho například Měsíční sběr dat. Začneme s prvním polem formuláře. Ve formuláři nejprve chceme, aby se doplnilo ID prodejce. Jednotlivá pole formuláře vyplníme tak, že klikneme na Přidat nový.
Pole text
Klikneme na Přidat nový, a rozbalí se na výběr, zda chceme otázku položit ve formě volby, textu, hodnocení nebo datumu. Začneme textem, jelikož každý prodejce musí vyplnit své ID. Jako první tedy vyplníme Zadejte ID prodejce.
Dlouhá odpověď a povinné pole
Pod otázkou vidíme řádek, do kterého budou prodejci doplňovat odpovědi. Kromě zadání otázky máme na výběr ještě pole odpovědi upravovat. Můžeme například zvolit, zda povolíme dlouho odpověď. Pokud povolíme dlouhou odpověď, pole pro odpověď se zdvojnásobí. Dále můžeme zvolit, zda je vyplnění pole povinné. V našem případě povinné je, jelikož bez ID bychom jinak neuměli přiřadit tržbu k prodejci. Zaškrtneme tedy Povinné.
Omezení polí ve formuláři
Rozklikneme tři tečky pro více možností a podíváme se jaké další možnosti formulář nabízí. Můžeme například přidat omezení pro odpovědi. Tak jako v Excelu v Ověření dat, tak i zde máme podobné možnosti. Můžeme ověřit, zda chceme aby někdo například mohl vyplnit do odpovědi pouze čísla, hodnoty větší nebo menší než a nebo třeba hodnoty, které se něčemu rovnají nebo nerovnají.
Omezíme odpovědi pouze na čísla, jelikož ID jsou ve formátu čísel. Tím zamezíme, že nám prodejci vyplní ID například s textem.
Pole datum
Vytvoříme druhé pole formuláře, což je datum vyplnění formuláře. Přidáme nové pole a jako typ pole vybereme tentokrát datum. Pole nazveme Datum uzávěrky. Každý prodejce tak bude mít možnost vyplnit datum, ke kterému potvrzuje výši tržeb. Opět máme na výběr, zda bude vyplnění pole povinné. Necháme povinné.
Vytvoříme ještě třetí pole, klikneme na Přidat Nové, textové pole a pole nazveme jako Výše tržeb. Rozklikneme tři tečky a vybereme Omezení a v Omezení vybereme čísla. Tím se budou moci do pole vyplnit pouze číselné hodnoty.
Podnadpis
U každé otázky máte v možnostech pod třemi tečkami na výběr ještě vložení podnadpisu. Tím se pod otázku vloží nové textové pole, kde můžete vaši otázku nebo pokyny pro vyplnění upřesnit. K poslednímu poli tržeb přidáme Podnadpis, kde napíšeme, prosím vyplňte tržby pro vybraný měsíc.
Úprava polí formuláře
Ke každému poli máte možnost se vrátit a upravit ho. Stačí na pole kliknout a rozbalí se vám opět všechny možnosti pro úpravu. Pole můžete rovněž kopírovat, čímž se vám do formuláře vloží kopie otázky, pole můžete rovněž smazat a nebo ho těmito šipkami posouvat nahoru a dolu, čímž budete měnit pořadí otázek ve formuláři.
Náhled na formulář
Průběžně můžete kontrolovat, jak váš formulář vypadá pomocí Náhledu, čímž se přepnete do zobrazení, které uvidí ti, kterým formulář zašlete. Nahoře máte možnost podívat se, jak bude formulář vypadat na počítači a dokonce na mobilních zařízeních. Formuláře jsou totiž plně responzivní pro jakékoliv zařízení od mobilu, tabletu, po počítač. Povinná pole jsou standardně označená hvězdičkou. Vrátíme se k úpravě formuláře tlačítkem Zpět.
Pole výběr
Do formuláře přidáme ještě jedno pole, tentokrát pole volby. Klikneme na Přidat nový, kde vybereme možnost Volba a název pole bude Vyberte region. Na výběr dáme ze tří možností. První možností bude Praha, druhou Brno a třetí třeba Ostrava. V základu se objeví dvě volby. Pokud potřebujete další pole přidat, kliknete na Přidat možnost. Rovněž máte možnost přidat jiné, takže pokud by si respondenti nevybrali z prvních třech možností, mají možnost vybrat jiné.
Každé pole volby můžete rovněž smazat, stačí na něj najet myši a vedle pole se zobrazí ikona koše. Klikneme na ikonu koše a pole se smaže.
Rozevírací seznam ve volbě
Pokud byste volbu nechtěli mít v podobě těchto polí, ale preferujete raději rozbalovací seznamy, tak klikneme na tři tečky a vybereme Rozevírací seznam. Zobrazení formuláře se na oko nezmění. Nicméně, když se překlikneme na náhled, tak vidíme, že se pole změnilo na rozbalovací seznam, kde si teď můžete vybrat správnou odpověď.
Trik pro vložení více voleb najednou
Pokud byste do možností chtěli vložit více položek najednou, tak na vložení existuje jednoduchý trik. Řekněme, že do rozbalovacího seznamu nebo možnosti voleb, chceme vložit více produktů, ale nechce se nám je vypisovat jeden po druhém. Seznam jednotlivých voleb máme v Excelu, kde jedna buňka představuje jednu volbu. Seznam v Excelu označíme, zkopírujeme a klikneme do první možnosti volby ve formuláři a jednoduše seznam vložíme pomocí klávesové zkratky CTRL+V, kterou znáte z Excelu pro vložení. Formulář je natolik chytrý, že pochopil, že jednotlivé buňky v Excelu jsou jednotlivé volby a správně je rozřadil. U více voleb máme rovněž možnost povolit, zda dovolíme vybrat pouze jednu možnost nebo více odpovědí.
Likertova škála
Klikneme na pole Přidat nový a podíváme se, co za možnosti zde ještě máme. Rozklikneme šipku a máme na výběr z více polí. Do formuláře můžete vložit například i Likertovu škálu. Tato škála se využívá zejména v dotaznících a průzkumech spokojenosti.
Pole nazveme jako Hodnocení produktů. Do řádků máte možnost napsat, co mají lidé hodnotit. Na ukázku vyplníme dva produkty, Produkt A a Produkt B. Do záhlaví sloupců můžete vyplnit jednotlivá hodnocení. Napíšeme například Špatné, Podprůměrné, Průměrné, Nadprůměrné a Skvělé. Lidé teď mají následně ve formuláři možnost hodnocení u jednotlivých produktů.
Možnost nahrát soubor
Stejně tak máte možnost vložit do formuláře možnost nahrát soubor. Klikneme na pole Přidat nový, rozklikneme šipku pro více možností a vybereme Nahrání souboru.
Pole nazveme Nahrajte tržby. Můžete omezit počet nahraných souborů i jejich maximální velikost. Pro nahrání souborů se vám automaticky vytvoří složka na SharePointu, kam se budou všechny nahrané dokumenty stahovat. Pole můžeme nechat jako povinné nebo ho nechat jako dobrovolné.
Pole hodnocení
Nakonec do formuláře ještě vložíme hodnocení. Klikneme na Přidat nový, kde vybereme pole Hodnocení. Název pole bude “Jak se vám líbil tento formulář?” Pro hodnocení necháme hvězdičky a maximální počet hvězdiček snížíme na tři. Pole necháme jako povinné.
Motiv formuláře
Když jste s tvorbou formuláře hotoví, tak můžeme ještě vybrat nějaký Motiv formuláře. Vedle tlačítka náhled máme Motiv, kde máme na výběr barvu formuláře nebo nějaké základní pozadí formuláře. Pokud se vám žádná vybraná barva nebo pozadí formuláře nelíbí, máte možnost do formuláře nahrát vlastní obrázek přes toto tlačítko plus a nebo přizpůsobit barvy. Vybereme pro ukázku nějaký předvolený formát.
Nastavení formuláře
Teď už zbývá jen nastavení formuláře. Klikneme na možnost Shromažďovat odpovědi, kde máme na výběr s kým budeme formulář sdílet. Můžeme například vybrat, že odpovědi mohou vkládat pouze uživatelé organizace, nebo pouze konkrétní lidé v organizaci nebo kdokoliv, kdo má odkaz.
Odkaz formuláře můžeme sdílet, můžeme ho poslat třeba emailem nebo zprávou. Odkaz můžeme sdílet i na sociálních sítích. Formulář můžeme rovněž vygenerovat ve formátu QR kódu. Máme rovněž možnost vygenerovat html kód formuláře, který vložíme například na web.
Vedle pole Shromažďovat odpovědi jsou tři tečky, pod kterými se skrývá Nastavení formuláře. Klikneme na tyto tři tečky a rozklikneme další nastavení formuláře, zde vybereme Nastavení.
Zde máme rovněž možnost upravit, s kým můžeme formulář sdílet. Můžeme rovněž vybrat, od kdy do kdy se může formulář vyplňovat. Máte rovněž možnost časově omezit i dobu vyplňování formuláře. Po vypršení stanoveného času nebude možné formulář měnit a odpovědi se automaticky odešlou. Pro vícestránkové formuláře nebo kvízy máte možnost zapnout rovněž indikátor průběhu, který bude ukazovat, z kolika % je formulář již vyplněný a kolik ještě zbývá vyplnit.
Máte rovněž možnost nastavit zprávu s poděkováním po vyplnění formuláře. Vyplníme například Děkujeme za Vaše odpovědi.
V sekci Potvrzení o odpovědi si můžete nastavit, jak chcete být o vyplnění formuláře informováni. Můžete si tak nastavit, že chcete dostat emailové upozornění o každém vyplnění formuláře.
Pokud chcete vidět, jak se formulář zobrazí lidem, kterým ho budete posílat, tak stačí odkaz formuláře zkopírovat a vložit ho do nového okna prohlížeče internetu. Máte možnost formulář rovněž vyplnit. Po vyplnění a odeslání formuláře se zobrazí děkovná zpráva, pokud jsme její zobrazení nastavili.
Odpovědi ve formuláři
Poslední, co zbývá je podívat se na naše odpovědi. První možností je, že se na odpovědi podíváte přímo ve formuláři. Překlikneme se zpátky na formulář a v horní liště vidíme počet odpovědí. V odpovědích si můžeme detailně projít jednotlivé odpovědi. Ve formuláři máme v současné době celkem 5 odpovědí, vidíme zde průměrnou dobu k vyplnění a odpovědi. Jednotlivé odpovědi můžeme zobrazit i s více podrobnostmi.
Odpovědi v Excelu – vytvoření formuláře přes Excel online
Kromě toho, že se na odpovědi můžeme podívat online, tak máme možnost stáhnout odpovědi z formuláře i v Excelu. Na začátku jsme začali formulář tvořit přímo přes Excel Online. Proto máme možnost formulář otevřít v Excelu, u kterého máme cloudovou ikonu. Odpovědi jsou tedy automaticky propojené s Excelem online, který máme uložený na OneDrive. Propojení s Excelem je v tomto případě živé, to znamená, že se odpovědi okamžitě zobrazí v Excelu Online.
Odpovědi se v Excelu online zaznamenávají do excelové tabulky, se kterou v Excelu můžeme normálně dále pracovat. První sloupce se vytvářejí většinou automaticky. Jedná se o počet odpovědí, čas, kdy byl formulář vyplněný a dokončený, a kdo formulář vyplnil. Následují sloupce, které jsme nastavili ve formuláři.
Odpovědi v Excelu – vytvoření formuláře přes Forms
Pokud jste formulář naopak začali tvořit tak, že jste klikli na začátku v aplikacích přímo na možnost Forms, tak máte možnost si odpovědi zobrazit rovněž v Excelu. V aplikacích na office.com najdeme aplikaci Forms, najdeme vytvořený formulář, rozklikneme formulář a překlikneme se na odpovědi. To, že nemáte formulář přímo propojený s Excelem Online poznáte podle toho, že se u ikony Excelu nenachází cloudová ikona. Rozdíl je v tom, že tento Excel není automaticky online propojený s formulářem. Pokaždé, když do formuláře přibydou nové odpovědi, tak si budete muset stáhnout nový excelový soubor.
