V dnešním videu si ukážeme, jak v Excelu vytvořit vyplňovací formulář. A to bez jakéhokoliv použití maker a VBA. Formulář v Excelu se vám může hodit ve chvíli, kdy musíte do Excelu z nějakého důvodu dostat postupně velké množství informací. Může se jednat například o databázi vašich kontaktů, přehled prodejních dat nebo cokoliv, co pravidelně doplňujete. Metoda formuláře zrychlí zadávání dat, omezí chyby v zadávání a je zvláště užitečná ve chvíli, kdy máte k vyplnění spoustu sloupců a museli byste se v excelovém sešitu neustále posouvat doleva a doprava.
Excelový soubor ke stažení
Jak vytvořit v Excelu formulář
V dnešním příkladu chceme vytvořit tabulku o pěti sloupcích. Řekněme, že máme v plánu vytvořit databázi knih, které vlastníme. K tomu abychom mohli vytvořit formulář musíme nejprve založit základní tabulku. Vytvoříme tedy záhlaví sloupců, které budeme mít v tabulce. V prvním sloupci bude Autor, následuje Název knihy, Datum vydání, žánr a osobní hodnocení. Toto je cílová tabulka, do které se budou jednotlivé záznamy přidávat.
První podmínkou proto, aby vám formulář fungoval je, že tuto cílovou tabulku musíte nejprve přeměnit na oficiální excelovou tabulku. Označíme tedy záhlaví tabulky a jeden řádek pod záhlavím (A3:E4) a zmáčkneme klávesovou zkratku CTRL+T nebo na kartě Vložení vybereme Tabulka. Excel se nás zeptá, zda má naše tabulka záhlaví, naše tabula záhlaví má, takže potvrdíme a tabulka se změnila na oficiální excelovou tabulku. Ještě si tabulku hned pojmenujeme, třeba na DatabázeKnihovna. Jelikož se v názvu tabulek nesmí vyskytovat mezera tak to napíšeme jako jedno slovo.
Můžeme změnit i formát tabulky. Oficiální excelové tabulce je vždy automaticky přisouzený tento pruhovaný formát. Pokud se budete chtít vrátit k původnímu vzhledu, tak stačí kliknout do tabulky a na kartě Návrh tabulky vybrat Styl tabulky a vybrat styl, který se jmenuje Žádný. Tím pruhovaný styl tabulky zmizí a zůstane pouze čistá tabulka.
Přidání formuláře do pásu karet a lišty Rychlého přístupu
Teď můžeme začít tvořit formulář. Nejprve ale musíme najít záložku, na které se formulář vyskytuje. V základním nastavení Excelu žádná taková záložka není, takže ji nejprve musíme v Excelu povolit. Klikneme na horní lištu v Excelu a vybereme Přizpůsobit pás karet, zde v rozbalovacím seznamu najdeme Všechny příkazy a hledáme Formulář. Když ho najdeme, klikneme na něj a vybereme Přidat. Excel nám vyhodí upozornění, že formulář nejde jen tak přidat do pásu karet. Máme tedy dvě možnosti, jak to vyřešit.
První možností je, že vytvoříme novou skupinu, jak nám Excel radí. Klikneme zde dole a vytvoříme novou skupinu, pojmenujeme ji třeba Formulář a přidáme formulář do této skupiny. Potvrdíme a formulář se objeví na liště v nové skupině, kterou jsme přidali.
Druhou možností je, že nepřidáme formulář do pásu karet, ale do lišty Rychlého přístupu. Označíme tedy lištu Rychlého přístupu a vybereme Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup.
Objeví se stejné okno, zase vybereme Všechny příkazy a najdeme formulář. Označíme ho a klikneme na přidat. Tentokrát po nás Excel žádné nové skupiny nechce a nechá nás přidat formulář. Obě varianty jsou správně, je jen na vás, která je vám sympatičtější.
Tvorba formuláře
Abychom mohli formulář vytvořit, tak musíme nejprve kliknout do tabulky a následně vybrat ikonu formuláře. Pokud bychom před vybráním formuláře byli mimo tabulku, tak nás Excel upozorní, že se nacházíme mimo tabulku a že to nejde. Kliknu tedy do tabulky a vyberu formulář. Excel otevře okno formuláře, kde u jednotlivých vyplňovacích oken vidíme propsané názvy jednotlivých sloupců z cílové tabulky. Teď můžeme pohodlně vyplňovat formulář přes tato pole. Zkusíme přidat první záznam do tabulky. Klikneme do prvního pole a vyplníme Autora.
Do dalšího pole se překlikneme buď myší a nebo můžeme použít tabulátor, čímž se posuneme o další pole dolů. Vyplníme postupně Název knihy, datum vydání, žánr a krátké osobní hodnocení.
Pro přidání údajů do tabulky stačí zmáčknout Enter a data se okamžitě propíší do tabulky. Formulář se vyčistil a můžeme pokračovat v zadání druhé knihy. Vyplníme podrobnosti o druhé knize a když máme doplněný druhý záznam, tak stačí opět potvrdit klávesou ENTER.
Na ukázku přidáme ještě třetí knihu. V tabulce máme první tři záznamy. Jednotlivými záznamy můžeme ve formuláři listovat. Nahoře ve formuláři vidíme, kolik záznamů celkem máme v tabulce a na kolikátém řádku v tabulce se právě nacházíme (obrázek č.8). Listování ve formuláři můžeme ovládat pomocí dvou tlačítek Předchozí a Další a nebo pomocí posuvníku.
Pokud jsme někde udělali chybu nebo chceme něco změnit, tak stačí nalistovat správný titul a provést v těchto polích změnu. Záznam můžeme taky odstranit. Nalistujeme titul, který chceme odstranit a klikneme na odstranit. Excel nás upozorní, že záznam bude trvale a nevratně odstraněn, potvrdíme a záznam zmizel z tabulky.
Pokud budeme chtít zadat nový záznam, tak stačí buď sjet na konec formuláře a pokračovat v zadávání a nebo vybrat Nový a automaticky se posunete na konec formuláře.
Ve formuláři můžete rovněž vyhledávat. Máme zde totiž tlačítko Kritéria. Pokud na něj klikneme, tak můžeme zadat, co hledáme.
Řekněme, že hledáme žánr román, napíšeme tedy román a klikneme na předchozí nebo další, ve formuláři se objeví první záznam, který máme se žánrem román, klikneme na další nebo předchozí a objeví se druhý záznam. Když jsme našli, co jsme hledali, tak se do formuláře vrátíme tak, že vybereme formulář a nebo opět sjedeme až na konec posuvníku.
Poslední tlačítko v nabídce je Obnovit. To použijete, pokud uděláte nějakou změnu a budete to chtít vrátit do původní podoby. Tlačítko zpět v Excelu totiž na formulář nefunguje, pro návrat zpět musíte použít toto tlačítko Obnovit.
Když máte zadávání údajů hotové, tak formulář vypnete tlačítkem Zavřít. K zadávání se zase vrátit, když kliknete do tabulky a vyberete opět možnost Formulář.
Záznamy můžete rovněž mazat manuálně v cílové tabulce. Označíte řádek v tabulce a jednoduše řádek smažete. Můžete taky cokoliv měnit přímo z tabulky, ke změnám nemusíte otevírat formulář.
Formulář a ověření dat v Excelu
Výhodou formuláře je, že ho můžete spojit i s Ověřením dat. Řekněme, že chceme ošetřit, abychom do sloupce datum vydání nenapsali nic jiného než je rok. Klikneme tedy na záhlaví tabulky do sloupce rok a na kartě Data vybereme Ověření dat. Jelikož zadáváme rok jako celé číslo, tak můžeme vybrat celé číslo a můžeme vybrat dokonce i rozpětí čísel. Nastavíme třeba rozmezí od roku 1900 do roku 2023. Jelikož víme, že knihy mimo tento rozsah v knihovně nemáme. Potvrdíme.
U knihy Pýcha a předsudek se okamžitě u datumu vydání objevil zelený trojúhelník. Proč? Protože jsme udělali chybu. Předpokládali jsme, že v knihovně nemáme žádný titul před rokem 1900, ale máme. Excel nám zde říká, že tato kniha je mimo ověření dat. Musíme se tedy k ověření dat vrátit a chybu opravit. Buňky ve sloupci Datum vydání zase označíme a vybereme Ověření dat a opravíme minimum. Třeba na 1800. Můžete tady pro klid duše klidně zadat hodnotu nula. Potvrdíme. Zelený trojúhelník zůstal, ale zmizí po uložení a znovuotevření Excelu. Pokud bychom teď jakýkoliv záznam chtěli změnit na hodnotu pod 1800, tak nás excel upozorní, že to nelze.
Klikneme do tabulky a budeme chtít přidat nový záznam. Klikneme na formulář, vybereme Nový záznam a zadáme nový záznam, kde jako datum zadáme knihu třeba s rokem vydání 1750. Vstup potvrdíme klávesou ENTER a chyba. Ověření dat nás upozorňuje, že jsme zadali hodnotu mimo povolený rozsah.
3 komentáře
👍👍👍😊
Dobrý den!
Děkuji za další námět k vylepšení mé práce s excelem. To, že jde pracovat s formulářem tímto způsobem v excelu jsem se nikde nedočetl.
Odkud této znalosti čerpáte?
Váš návod použiji nejen u své knihovny, ale i zdraví, počasí atd.
Rozhodl jsem se že Vám pošlu k nahlédnutí svoje vedení knihovny. Třeba budete mít ze svého pohledu návod jak jí vylepšit
o další prvky.
Děkuji.
Oldřich Svoboda
Dobrý den, inspirace přichází odevšad 😀 Z práce, od mých klientů v práci, kteří potřebují pomoc s Excelem nebo datovými modely, ze zahraničních webů o Excelu 😀
Dobrý den,
mě by zajímalo, jak dosáhnout “blbuvzdornosti” formuláře. Tím myslím, že když zadávám data, tak mám např. už předem nachystaný rozevírací seznam u žánru, aby tam nemohl napsat někdo něco jiného třeba “komedie”, ale ať má už předem nachystané možnosti, román, fikce, cestopis, životopis.
Děkuji za radu