V dnešním videu si ukážeme 20 triků s kopírováním a vkládáním hodnot v Excelu. Od jednoduchých pomůcek, po klávesové zkratky, které vám urychlí práci, až po triky s kopírováním a vkládáním hodnot, které jsou běžným uživatelům Excelu neznámé. Jedná se o další video ze série triků v Excelu, pro další podobná videa se podívejte na 15 triků v Excelu, které musíte znát, Nejčastější chyby v Excelu a jak je opravit, Dalších 10 triků, které z vás v Excelu udělají profíka a 15 triků k odstranění chyb v Excelu.
Excelový soubor ke stažení
20 triků s kopírovat a vložit v Excelu
1. Kopírování, vkládání a vyjmutí hodnot
Asi nejběžnější klávesové zkratky, které se v Excelu používají jsou právě zkratky pro kopírování a vkládání hodnot. Pro zkopírování hodnot nejprve hodnoty označíme a následně použijeme klávesovou zkratku CTRL+C, čímž se hodnoty zkopírují. Pro vložení hodnot označíme buňku, kam chceme hodnoty vložit a použijeme klávesovou kombinaci CTRL+V pro vložení hodnot. Pro vyjmutí hodnot bychom použili klávesovou zkratku CTRL+X a následně CTRL+V pro vložení vyjmutých hodnot.
2. Kopírovat do schránky
Pokud v Excelu hodně kopírujete a vkládáte hodnoty, tak se vám může hodit nenápadný nástroj, kterému se říká Schránka. Obyčejné kopírování vám dovoluje vždy vložit jen poslední zkopírované hodnoty. Co když ale potřebujete vložit více než jen poslední zkopírované buňky? K tomu právě využijete Schránku, v angličtině nástroj, kterému se říká Clipboard. Schránku najdeme na kartě Domů pod záložkou Schránka, když rozklikneme malou šipku v pravém dolním rohu.
Místo toho, aby jste postupně kopírovali a vkládali hodnoty, tak si otevřete Schránku a jednotlivé hodnoty zkopírováním vložíte do Schránky. Následně se přepnete třeba na nový list a jednoduše kliknete na hodnoty, které chcete vložit. Zkopírované hodnoty se vloží jako hodnoty, vzorce se takto přenést nedají. U textových a číselných hodnot se zkopíruje i formát buněk.
Pro otevření Schránky pomocí klávesové zkratky existuje i klávesová zkratka CTRL + dvojité poklepání písmene C. Tato klávesová zkratka je však v základním nastavení Excelu vypnutá, zapnete ji tak, že klikneme na šipku u Schránky a dole vybereme Možnosti a zde vybereme Zobrazovat schránku Office dvojitým stisknutím kláves CTRL+C. Teď když v Excelu zmáčknete klávesu CTRL a dvakrát rychle písmeno C, tak se vám Schránka otevře.
Vložit do Excelu pomocí schránky můžete i text nebo hodnoty mimo Excelu, třeba z Wordu. Jednoduše hodnoty ve Wordu postupně zkopírujeme, to, že se hodnoty ukládají do Schránky poznáte dle tohoto upozornění o schránce, které vyskakuje v pravém dolním rohu. Následně se přepneme do Excelu, otevřeme Schránku a hodnoty postupně do Excelu vložíme.
3. Vložit jinak – vložit jako hodnoty
Pokud potřebujeme zkopírovat hodnoty, které jsou výsledkem nějaké funkce nebo výpočtu, ale potřebujeme vložit pouze hodnoty, bez těchto vzorců, tak použijeme možnost Vložit jako hodnoty. Nejprve označíme hodnoty, které chceme zkopírovat, hodnoty zkopírujeme, a klikneme na místo, kam je chceme vložit. Máme několik možností, jak můžeme hodnoty vložit pouze jako hodnoty.
Buď klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme Možnosti vložení a Hodnoty. Nebo na liště Excelu vybereme Vložit > Vložit hodnoty a Hodnoty.
Nejrychlejší způsob vložení jako hodnot je ovšem trik s pravým tlačítkem myši. Označíme hodnoty, které chceme kopírovat, najedeme myší na hranu označené oblasti až se z myši stane kříž, zmáčkneme pravé tlačítko myši a hodnoty přetáhneme doprava. Pustíme pravé tlačítko myši a objeví se tabulka, kde vybereme Vložit pouze jako hodnoty. Základem triku je přetažení hodnot doprava při držení pravého tlačítka myši.
4. Vložit jinak – propojení
Pokud potřebujete zkopírovat hodnoty, ale potřebujete, aby zároveň zůstalo propojení mezi původními hodnotami a těmi nově zkopírovanými, tak hodnoty označte, zkopírujte, a klikněte do buňky, do které chcete hodnoty vložit pravým tlačítkem myši a vyberte Možnosti vložení > Vložit propojení. Tím se vloží původní hodnoty, které jsou ovšem vložené jako propojení na zdrojové buňky. Můžeme to ověřit v příkazovém řádku, klikneme na libovolnou hodnotu a v příkazovém řádku vidíme, že se hodnota nevložila jako hodnota, ale jako odkaz na zdrojovou buňku.
5. Vložit jinak – transponovat
Pokud potřebujete zkopírované hodnoty převrátit, tak využijete možnost vložit transponovat. Vertikálně směřované hodnoty se tak vloží horizontálně a obráceně. Zkopírujeme hodnoty, klikneme do buňky, do které chceme hodnoty vložit a vybereme Možnosti vložení > Transponovat. Pokud byste ale takto chtěli vložit hodnoty, které jsou výsledkem funkce, tak se vloží nuly. Proto, abyste byli schopní převrátit hodnoty, které jsou výsledkem funkce byste museli použít funkci TRANSPOZICE.
6. Vložit jinak – formátování
Pokud kopírujeme a vkládáme hodnoty, máme možnost přenést na zkopírované hodnoty i formát. Jednoduše hodnoty zkopírujeme, klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme Vložit jinak. Zde máme, co se týče formátu, několik možností:
1. Hodnoty a formátování čísel – vloží zkopírované hodnoty včetně formátu čísla
2. Zachovat zdrojové formátování – vloží zkopírované hodnoty včetně formátu čísla a jiného formátu jako je barva, výplň nebo ohraničení
3. Formátování – nevloží zkopírované hodnoty, ale pouze formát buněk, které jsme zkopírovali > tuto možnost máme i na hlavní excelové liště Kopírovat formát
7. Zkopírování hodnot ze sousední buňky
Obsah buňky můžeme jednoduše zkopírovat i pomocí dvou klávesových zkratek CTRL+D a CTRL+R. Klávesová zkratka CTRL+D dovoluje kopírovat obsah buňky nad aktivní buňkou. Klávesová zkratka CTRL+R zase dovoluje kopírovat obsah buněk napravo od aktivní buňky. Zkratka pro kopírování CTRL+R vám rovněž přijde velmi vhod u oficiálních excelových tabulek, kde nahrazuje potřebu fixace buněk. Obě klávesová zkratky nakopírují jak formát, tak i vzorec.
8. Vložit jinak – komentáře
Zkopírovat jednoduše můžeme i komentáře, které máme u vybraných buněk. Pokud bychom hodnoty pouze zkopírovali a vložili, tak se vloží bez komentářů a poznámek. Hodnoty proto nejprve označíme a vložíme je do tabulky jako hodnoty. Následně hodnoty znovu označíme, zkopírujeme a tentokrát klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme Vložit jinak, čímž se rozklikne další okno. Zde vybereme Vložit komentáře a poznámky.
9. Kopírování pomocí CTRL
Hodnoty můžeme zkopírovat i tím, že je označíme, najedeme na okraj označené oblasti až se z kurzoru myši stane kříž, zmáčkneme klávesu CTRL, držíme ji, tím se z kříže stane malé znaménko plus. Za stálého držení klávesy CTRL oblast přetáhneme, pustíme klávesu CTRL a hodnoty se zkopírovaly. Ten samý trik funguje i s listy v excelovém sešitu. Klikneme na list, zmáčkneme klávesu CTRL, klávesu CTRL držíme a list přetáhneme. Tím se vytvoří kopie původního listu.
10. Kopírování bez porušení formátu
Potřebujete zkopírovat buňky v tabulce, ale nechcete si rozbít formát? Označte hodnoty, které chcete zkopírovat, podržte pravé tlačítko myši a stáhněte hodnoty dolů, pusťte pravé tlačítko myši a ve vyskakovacím okně vyberte Vyplnit bez formátování. Tím se hodnoty zkopírují, ale nedojde k narušení formátu buněk.
11. Kopírování stahováním
V Excelu je běžné, že se pro vytvoření souvisejících řad používá stahování buněk směrem dolů nebo do strany. Vygeneruje to tak sérii čísel nebo třeba datumů. Pokud ovšem nechcete, aby se generovala série, ale buňky se stahováním kopírovaly, tak stačí označit buňku, ve které máme třeba datum, držet pravé tlačítko myši a stáhnout buňky dolů. Místo série se objeví okno, ve kterém si můžete vybrat, co s buňkou chcete provést. Můžete si vybrat, zda chcete do buněk doplnit série, což doplní jednotlivé řady datumů a nebo si naopak vyberete možnost kopírovat buňky, což zkopíruje datum z první buňky.
12. Zkopírování hodnot do prázdných buněk
V následující tabulce máme vyplněné některé hodnoty a mezi nimi máme prázdné řádky. Potřebujeme hodnoty z řádků doplnit i do prázdných buněk. To uděláme jednoduše tak, že označíme sloupec, klikneme na lištu Domů > Najít a nahradit > Přejít na jinak. Zde vybereme prázdné buňky. Tím se označí pouze prázdné buňky v tabulce, nikam neklikáme a napíšeme rovná se. Znaménko rovná se napíše do první prázdné buňky v tabulce. Teď označíme první hodnotu, v tomto případě leden a zmáčkneme CTRL+ENTER. Hodnoty se postupně doplnily do všech prázdných buněk.
13. Zkopírování pouze viditelných buněk
Pokud máte na listu nebo v tabulce skryté hodnoty a chtěli byste tabulku zkopírovat, tak se vám tabulka vloží i se skrytými hodnotami. Trik na zkopírování pouze viditelných buněk je, že se označí tabulka a na kartě Domů pod záložkou Najít a nahradit se vybere možnost Přejít na jinak. Zde vybereme možnost Pouze viditelné buňky. Když máme tabulku takto označenou tak ji zkopírujeme a vložíme, kam potřebujeme. Teď se vložily pouze viditelné hodnoty bez skrytých řádků.
14. Rychlé kopírování
Zkopírovat například vzorec v buňce směrem dolů můžete několika způsoby. Buď vzorec chytnete a stáhnete ho směrem dolů. Nebo poklepete na pravý dolní roh a funkce se propíše na řádky dolů. Nebo označíte nejprve všechny buňky, kde budete chtít mít vzorec, do první buňky napíšete rovná se a vyplníte vzorec, pro potvrzení ale nepoužijete ENTER ale CTRL+ENTER, čímž se vzorec okamžitě doplní do všech označených buněk.
15. Vyplnění nesouvisející řady
Pokud pod sebe potřebujete nakopírovat nesouvisející řady, tak nemůžete použít stažení dolů. Buď můžete buňky označit a několikrát je nakopírovat pod sebe nebo čísla označit a držet klávesu CTRL a stáhnout čísla dolů, tím se nakopírují ta samá čísla pod sebe. Nebo můžete použít trik s pravým tlačítkem. Hodnoty označte, zmáčkněte pravé tlačítko myši, hodnoty stáhněte dolů, pusťte pravé tlačítko myši a ve vyskakovacím okně vyberte Kopírovat buňky.
16. Přidání prázdného řádku / sloupce
Přidat prázdné řádky nebo sloupce můžete tak, že kliknete na řádek nebo sloupec a vybere možnost Vložit buňky. Pokud potřebujete ale vložit dejme tomu třeba tři prázdné řádky, tak byste to museli udělat třikrát. Můžete rovněž použít kombinaci CTRL+ a nebo CTRL-, což přidá nebo ubere řádky. Musíte ale vždy kliknout na označení čísla řádku nebo označení písmene sloupce. Nebo označte řádek v tabulce, pod který chcete vložit prázdné řádky, zmáčkněte klávesu SHIFT a chytněte spodní roh a posuňte se o počet řádků, které potřebujete vložit. Pusťte klávesu SHIFT a prázdné řádky jsou vložené.
17. Kopírování šířky sloupce
Pokud potřebujete naformátovat stejně šířky sloupců, tak to můžete udělat přes zkopírování šířky sloupce. Jednoduše označte sloupce, který je naformátovaný šířkou správně, zkopírujete buňku nebo sloupec a označte buňku ve sloupci, kam chcete formát přenést, vyberete Vložit jinak a zde vyberte Šířka sloupce.
18. Vložení hodnot do filtrované tabulky
Pokud máte v tabulce prázdné buňky, do kterých potřebujete doplnit nějakou hodnotu, tak můžete do jednotlivých prázdných buněk postupně hodnotu kopírovat a vkládat nebo na tabulku uplatněte automatický filtr pomocí klávesové zkratky CTRL+SHIFT+L. Vyfiltrujeme tabulku pro prázdné buňky, zkopírujte si hodnotu, kterou chcete do prázdných buněk vložit, sloupec s prázdnými buňkami označte a na na kartě Domů vyberte Přejít na jinak a ve vyskakovacím okně vyberte prázdné buňky. Teď stačí jednoduše hodnoty vložit pomocí klávesové kombinace CTRL+V. Zkopírovaná hodnota se vloží pouze do prázdných buněk.
19. Vynechat prázdné
V následujícím příkladu máme dva sloupce hodnot. V prvním sloupci máme původní hodnoty, nicméně ve druhém sloupci máme u některých hodnot opravu. Potřebovali bychom tedy nahradit původní hodnoty těmito novými, ale neporušit přitom ostatní hodnoty. Můžeme samozřejmě manuálně nahrazovat všechny hodnoty, a nebo použijeme možnost ve Vložit jinak. Označíme tento sloupec s novými hodnotami ve sloupci Oprava, a to včetně prázdných buněk. Hodnoty zkopírujeme a klikneme do první buňky sloupce s původními hodnotami a vybereme Vložit jinak. Dole ve vyskakovacím okně zaškrtneme Vynechat prázdné. Vložíme hodnoty a v původním sloupci se nahradily pouze hodnoty na řádcích, které nejsou prázdné a řádky s prázdnými hodnotami byly ignorované.
20. Rychlé matematické operace
V záložce Vložit jinak máte ještě možnost provádět rychle jednoduchá matematické úkony. Řekněme, že následující čísla máte všechny zvýšit o 100. Místo toho, abyste ke každému číslu přičítali číslo 100 ve speciálním sloupci, tak můžete hodnotu 100 zkopírovat, označit čísla, ke kterým chcete 100 přičíst a zmáčknout pravé tlačítko myši a vybrat Vložit jinak. Zde vyberte Přičíst. Rázem se stovka přičetla ke všem označeným číslicím, to samé můžete udělat pro matematické operace odčítání, dělení a násobení.
