V excelovém sešitě existuje několik úrovní zabezpečení. Od zaheslování excelového souboru, skrytí listů a vzorců, zamčení listů až po zamčení sešitu. Dnes si ukážeme, jak můžete v excelovém souboru zabezpečit buňky, listy, sešity nebo celé soubory excelu. Ochráníte tak vaše data před úmyslným nebo i neúmyslným přepsáním.
Excelový soubor ke stažení
Zabezpečení Excelu
Pokud chcete zabezpečit váš excelový soubor, máte několik možností. Můžete:
- Plně zabezpečit váš excelový soubor heslem, takže ho neotevře nikdo bez daného hesla
- Můžete povolit otevření excelu jen ke čtení, takže nikdo jiný nebude moci učinit jakékoliv změny v excelovém souboru
- Můžete ochránit své know-how tím, že skryjete vzorce
- Můžete ochránit strukturu excelového souboru
- Můžete zamknout vybrané listy, ale nechat vybrané buňky odemčené k vyplňování nebo změně
- Můžete zamknout list, ale nechat otevřené jen určité úkony, které může uživatel provádět
Projdeme si jednotlivé možnosti ochrany excelu.
Uzamčení Excelu heslem
První variantou ochrany excelového souboru je jeho plné uzamčení. Jedná se o nejvyšší stupeň ochrany excelového souboru, jelikož nikdo takto zamčený Excel neotevře bez vašeho hesla. Možnost uzamčení Excelu heslem najdeme na kartě Soubor > Informace a zde vybereme možnost Zamknout sešit. V záložce Zamknout sešit vybereme Zašifrovat pomocí hesla.
Na tomto místě je důležité zmínit, že ochrana excelového souboru neznamená vždy plnou bezpečnost. Na internetu dnes existuje mnoho poskytovatelů softwarů, které dokáží během chvilky zamčené Excely otevřít. Heslo napíšeme do určeného řádku, potvrdíme a Excel se nás pro jistotu zeptá na zopakování hesla ještě jednou. Heslo zopakujeme, potvrdíme a to je celé. Když tento Excel uložíme a znovu otevřeme, tak na nás vyskočí upozornění, že tento excel lze otevřít pouze po zadání hesla.
Pro zrušení ochrany heslem stačí po otevření Excelu vymazat toto heslo a Excel uložit. Po znovu otevření již Excel nebude heslo vyžadovat.
Excel ke čtení
Váš excelový soubor můžete zabezpečit i tak, že uživatelům dovolíte excelový soubor otevřít pouze ke čtení. Tuto variantu ochrany najdeme rovněž na záložce Soubor > Informace > Zamknout sešit. Jako první možnost zde máme Vždy otevírat jen pro čtení. Pokud tuto možnost zaškrtneme, tak kdokoliv kdo excelový soubor otevře, uvidí jeho obsah, ale nebude moci nic měnit.
Excelový soubor můžete zabezpečit i při ukládání. Vybereme soubor Uložit jako a zde vedle tlačítka uložit je možnost Nástroje. Vybereme Obecné možnosti a rozbalí se nám okno, kde můžeme Excel rovněž zabezpečit heslem pro otevření. Můžeme zde rovněž nastavit heslo pro změny v Excelu. Rozdíl mezi těmito možnostmi je v tom, že u možnosti Heslo pro otevření nikdo excelový soubor neotevře bez hesla. V případě Heslo pro úpravy excelový soubor bude otevřen, ale jakékoliv změny budou podléhat vložení hesla.
Jako poslední možnost zde můžeme zaškrtnout Otevřít pro čtení. Vybereme tuto možnost, excelový soubor uložíme, zavřeme a znovu otevřeme. Po otevření nás Excel upozorní, že autor zamknul soubor pouze ke čtení. Potvrdíme. V horní liště Excelu nahoře uvidíte, že máte excelový soubor otevřený pouze ke čtení. V tomto Excelu můžete normálně pracovat, můžete cokoliv měnit, ale pokud budete chtít změněný soubor uložit, tak ho budete moci uložit jen jako kopii.
Pro odebrání této ochrany je potřeba otevřít excelový soubor, a buď odškrtnout možnost Jen pročtení na záložce > Soubor > Informace a Zamknout sešit a nebo znovu vybrat možnost Uložit jako a v Nástrojích vypnout možnost Pouze ke čtení. Aby se změna zaznamenala, je potřeba excelový soubor uložit přes původní verzi.
Ochrana struktury Excelu
Další variantou ochrany je, zamčení excelového souboru tak, že nikdo jiný nebude moci měnit strukturu excelového souboru. Bez hesla tak nikdo nebude moci mazat listy v sešitě, přidávat nové listy, přesouvat je nebo jakkoliv jinak zasahovat do strukturu excelového sešitu. První možností jak takto zabezpečit Excel je znovu na záložce Soubor > Informace > Zamknout sešit, kde vybereme možnost Zamknout strukturu sešitu. Opět se Excel zeptá na heslo. Tuto variantu ochrany najdeme rovněž na kartě Revize a Zamknout sešit.
Skrytí listů
Další variantou ochrany je, že skryjeme listy, které nechceme, aby někdo viděl nebo v nich prováděl změny. Každý list sešitu můžeme skrýt tak, že na něj klikneme pravým tlačítkem a vybereme možnost Skrýt. Tím vybraný list zmizí z nabídky listů. Abychom skrytý list zase zobrazili, tak musíme na jakýkoliv list kliknout pravým tlačítkem a vybrat Zobrazit. Zde se objeví nabídka všech skrytých listů. Vybereme skrytý list a potvrdíme a tento list se opět zobrazí v dolní liště. Pokud list pouze skryjeme, tak je pro kohokoliv kdo zná tuto excelovou vlastnost velmi jednoduché si všechny skryté listy zobrazit.
Pokud nechceme, aby někdo skryté listy viděl, tak požadovaný list skryjeme a následně zamkneme excel pro změnu struktury. Nejprve tedy skryjeme list, a následně na kartě Revize vybereme možnost Zamknout sešit. Vložíme heslo, potvrdíme a u takto ochráněného excelu nikdo neuvidí, že se ve excelovém souboru nějaké skryté listy vyskytují.
Pokud byste list chtěli opravdu skrýt tak, že ho nikdo nenajde. Tak vyberte list, který chcete skrýt, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a vyberte Zobrazit kód. Přepnete se do okna makra, ale nebudete muset psát žádné složité makro. Jediné, co musíte udělat je, najít list, který chcete schovat v levém okně nabídky, označit ho, a ve spodním okně najet na poslední možnost Visible, kterou když rozkliknete, tak zde máte na výběr tři možnosti. První je zobrazení listu, druhá varianta je skrytí listu, což je klasické skrytí listu, a poslední třetí varianta je možnost Excel Very Hidden, což v překladu znamená velmi dobře schováno. Pokud tuto variantu vybereme, tak list úplně zmizí. Takto schovaný list úplně zmizí z nabídky listů a i bez zamčení se nezobrazí v kartě Zobrazit. Pokud teď zamkneme sešit pro ochranu struktury excelu, tak nikdo tento list nevrátí zpátky.
Ochrana listu
Další možností ochrany Excelu je ochrana jednotlivých listů. Tuto možnost najdeme rovněž na kartě Revize a záložka Chránit a zde Zamknout list. Vybereme tuto možnost a zadáme heslo. V základu zde máme vybráno, že uživatelé budou mít povolené vybrat uzamčené a odemknuté buňky. To v podstatě znamená, že budou moci kdekoliv v Excelu klikat, ale jakmile budou chtít něco změnit nebo vepsat, tak na ně vyskočí upozornění, že list je zamčený před změnami. Uživatel ale stále může excel otevřít, klikat na buňky a vidět vzorce.
Pokud bychom zde v nabídce Zamknutí listu odebrali možnosti Vybrat uzamčené buňky a Vybrat odemknuté buňky a potvrdili heslem, tak nikdo nebude moci v excelovém listu na nic kliknout. Tím pádem nebude moci excelový list podrobně zkoumat a to ani vzorce, jelikož na ně nebude moci kliknout.
Zamčení a odemčení vybraných buněk
Nejčastějším scénářem je ovšem to, že budete někomu posílat excelový soubor, kde potřebujete, aby uživatel vyplnil některé vstupy, ale zároveň budete chtít ochránit zbytek excelového sešitu před změnami. Na listu na Obrázku č.6 máme několik základních vstupů a vzorců. Potřebujeme tento sešit poslat kolegovi, aby vyplnil oranžově označené buňky, ale nechceme aby prováděl jakékoliv změny v ostatních buňkách, jelikož tam máme připravené vzorce. Jak to uděláme?
Označíme si oranžové buňky, výběr několika buněk můžeme udělat tak, že držíme klávesu CONTROL a klikáme na vybrané buňky. Když máme všechny buňky vybrané, tak do jedné klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme Formát buněk. Zde vybereme záložku Zámek a odfajfkujeme možnost Uzamknout. Tím se z buněk, které jsme vybrali odejmula ochrana. Teď můžeme znovu ochránit list z karty Revize > Zamknout list. Musíme nechat povolené Vybrat uzamčené buňky a Vybrat odemknuté buňky. Potvrdíme zadání hesla. Po potvrzení máme možnost měnit obsah oranžových buněk, ale pokud budeme chtít měnit něco jiného, tak na nás vyskočí upozornění, že nemůžeme.
Pokud budete mít větší oblast buněk, které budete chtít, aby někdo vyplňoval, tak můžete na kartě Revize vybrat možnost Povolit úpravy oblastí. V okně označíme oblast buněk, kde chceme, aby někdo vyplnil údaje. Vybereme Povolit úpravu oblastí > Nový. Můžeme zadat jméno oblasti, odkazované buňky jsou naše vyznačená oblast. Dokonce zde můžete nastavit heslo pro ochranu vybraných buněk. Pokud heslo nevyplníme, tak bude kdokoliv moci měnit obsah buněk, které jsme vyznačili. Pokud naopak heslo vyplníme, tak bude změna těchto buněk možná jen po zadání hesla.
Aby ochrana byla účinná, tak ještě stále musíme Zamknout sešit. Bez zamčení sešitu to nefunguje.
Nastavení Zamknout list
U zamčení listu si musíte dát pozor na to, co všechno pro uživatele zamykáte. Řekněme, že na listu máte i rozbalovací seznam (G3), který chcete, aby i přes zamčení mohl kdokoliv používat. Pokud byste list zamknuli se základním nastavením, tak nikdo nebude moci rozbalovací seznam použít. Musíme upravit nastavení zabezpečení listu. Vrátíme se tedy k buňce, kde máme rozbalovací seznam (G3) a i z této buňky musíme nejprve odebrat uzamčení. Klikneme teď pravým tlačítkem, vybereme Zámek a odfajfkujeme Uzamčení. Následně zamkneme list. Teď bude kdokoliv moci používat rozbalovací seznam i přesto, že ostatní buňky budou zamčené.
Stejně tak, pokud budete mít na listu tabulku s filtrem a budete chtít, aby uživatel mohl v tabulce filtrovat, tak tuto možnost povolíte v možnostech Zamčení listu Použít automatický filtr.
Zde v možnostech si můžete vybrat, co všechno dovolíte ostatním upravovat, tak jako na Obrázku č.7. Můžete zamknout list, ale nechat otevřené některé buňky k vyplnění, můžete zamknout list a nechat aktivní filtr a rozbalovací seznamy a nebo dokonce grafy. Můžete rovněž zamknout list, ale dovolit uživatelům změnit formátování. Nebudou tak schopní změnit obsah buněk, ale pouze vizuální stránku listu.
Skrytí vzorců
Poslední variantou ochrany Excelu je skrytí vzorců ve vybraných buňkách. Klikneme na buňku, kde chceme skrýt vzorec a vybereme možnost Formát buněk. Zde od kartou Zámek vybereme možnost Skrýt vzorce. Toto ovšem nestačí, musíme ještě zamknout list, aby skrytí vzorců začalo fungovat. Ve chvíli, kdy zamkneme list, tak vzorec zmizí. Uživatel tak může na buňku kliknout a vidí výsledek, ale vzorec nevidí.
U ochrany Excelu musíte mít na paměti, že spíše než k ochraně cenných dat slouží tyto varianty ochrany k ochraně struktury Excelu a eliminaci chyb při vkládání údajů. Tím, že skryjete některé listy nebo zamknete některé buňky, tak spíše zajišťujete, že budou minimalizované chyby, více než, že se nikdo nedostane k vašim cenným údajům.
Pokud by vás zajímalo, jak otevřít zaheslovaný excelový list, u kterého jste zapomněli heslo, tak se podívejte na navazující video.
Jedna odpověď
👍😊