Funkce KDYŽ (IF) je velmi oblíbenou podmínkovou funkcí v Excelu, její znalost se předpokládá jak na pohovorech, tak na pracovišti. Jestli jste s touto funkcí nesetkali a nebo vám stále funkce KDYŽ není jasná, tak je toto video přímo pro vás. V deseti minutách si ukážeme základní syntax funkce KDYŽ, jak se funkce KDYŽ používá, jaké jsou nejlepší tipy pro práci s funkcí KDYŽ a jaké matematické operace můžete za pomocí funkce KDYŽ dělat.
Cvičný excelový soubor ke stažení:
Funkce KDYŽ základy
Funkce KDYŽ je podmínková funkce, která vrátí zadanou hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocená jako pravdivá a jinou hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocená jako nepravdivá. Funkce KDYŽ má tři parametry, a to podmínku, pravdu neboli parametr ano a nepravdu, což je parametr ne.
= KDYŽ (podmínka; [ano]; [ne])
Podmínka je logický test, jehož výsledkem je pravda nebo nepravda. Do argumentu ano zadáváme, co se má stát, pokud bude podmínka vyhodnocená jako pravdivá a do argumentu ne zadáváme, co se má stát, bude-li podmínka vyhodnocená jako nepravdivá.
Funkci když si nejlépe ukážeme na několika následujících jednoduchých příkladech.
V tabulce máme několik zákazníků a jejich příjmy. Našim úkolem je zjistit, který z těchto zákazníků splňuje zadanou podmínku neboli logický test. Naše podmínka je stanovená tak, že u zákazníka, jehož příjmy jsou vyšší než 35 000 Kč, chceme napsat „Splněno“ a u těch, kteří nedosahují příjmu 35 000 Kč chceme napsat „Nesplněno“. Nejprve si ve sloupci podmínka ukážeme logický test.
Nejdříve si ukážeme jak funguje logický test. V buňce D5 se zeptáme, zda je buňka s příjmem u prvního zákazníka (C5) větší než 35 000 Kč. Po potvrzení enterem se objeví série pravd a nepravd. Na řádcích, kde je příjem menší než 35 000 Kč máme nepravdu a na ostatních řádcích, kde byla podmínka splněná máme pravdu.
V buňce D9, kde máme příjem přesně 35 000 Kč se objevila nepravda a to proto, jelikož jsme se v podmínce ptali na větší příjem než 35 000 Kč, ale nespecifikovali jsme, co se má stát, pokud se příjem bude přesně rovnat této částce. Pokud chceme příjem větší než 35 000 Kč a ne roven, tak to máme správně, pokud bychom ale chtěli zahrnout i dosažení 35 000 Kč jako splnění podmínky, tak musíme vzorec upravit na větší nebo rovno.
Teď když jme si ukázali, jak funguje logický test, tak tento logický test můžeme použít do funkce KDYŽ.
Funkce KDYŽ začíná vždy logickým testem, neboli podmínkou. V tomto případě se v buňce E5 ptáme, zda je příjem vyšší nebo roven 35 000 Kč. Druhým parametrem funkce KDYŽ je pravda, neboli co se má stát, pokud bude podmínka splněná. Zde můžete být poměrně kreativní. Můžeme chtít vrátit číslo, slovo, nebo dokonce vzorec. Začneme tím, že budeme chtít, aby se při splnění podmínky funkce KDYŽ, objevilo slovo Splněno. Jelikož se jedná o text, musíme slovo “Splněno” napsat do uvozovek. Posledním parametrem funkce KDYŽ je nepravda, neboli, co se má stát, pokud podmínka splněná nebude. Teoreticky tento argument vyplňovat nemusíte. Pokud ho nevyplníte, tak tam, kde je podmínka splněná se ukáže slovo splněno a jinde se objeví slovo nepravda. My ale chceme, aby se v případě nesplnění podmínky vrátilo slovo “Nesplněno“.
Na co si dát u funkce KDYŽ pozor:
- Při používání logických znamének(větší, menší, rovná se) musíte nejdříve napsat znaménko větší nebo menší a pak až následuje znaménko rovná se
- Pokud do podmínky nebo ostatních parametrů vpisujete textovou hodnotu, vždy ji musíte uvést do uvozovek
Na sloupec s podmínkou můžeme klidně navázat dalším sloupcem s podmínkou. Ve sloupci bonus (sloupec F) chceme spočítat bonus z příjmu a to pouze u těch, kteří splňují předchozí podmínku vyššího příjmu než 35 000 Kč. Do buňky F5 napíšeme tedy funkce KDYŽ, a podmínka zní: když je ve sloupci E napsáno „Splněno“, tak chceme vynásobit příjem 10% jako bonus, v opačném případě chceme vrátit nulu.
Funkce KDYŽ s odkazem na buňky
Pro lepší přehlednost, je vždy při práci v Excelu lepší nepsat variabilní buňky přímo do vzorce, ale napsat si je někam jako pomocné buňky stranou. V předchozím příkladu by tak bylo lepší napsat si limit 35 000 Kč někam vedle, například do buňky H13. Stejně tak bychom si vedle mohli napsat i slova, která chceme vrátit, pokud podmínka bude splněná i pokud splněná nebude (buňky I13 a J13). Ve funkci KDYŽ bychom pak použili pouze odkazy na buňky.
Výhodou tohoto postupu je, že na první pohled vidíme, s jakými buňkami ve vzorci pracujeme. Za druhé tyto buňky můžeme lehce změnit a automaticky se přepočítá celý vzorec. Další výhodou je, že pokud textovou hodnotu napíšete do buňky a ve vzorci se na tuto buňku odkazujete, tak nemusíte textovou hodnotu uvádět do uvozovek.
V případě, že se ve funkci KDYŽ budete odkazovat na buňky, nesmíte zapomenout variabilní buňky správně zafixovat klávesou F4, a to tehdy máte-li v plánu vzorec stahovat směrem dolů nebo do stran. V našem případě je ta ve funkci KDYŽ zafixována buňka $H$13, kde máme uvedenou hranici pro příjem, stejně tak buňky $I$13 a $J$13, kde máme uvedené textové hodnoty Splněno a Nesplněno.
Do vlastní buňky můžeme napsat i procentuální vyjádření bonusu, tak jako to máme v buňce E13. Opět se jen ve vzorci u funkce KDYŽ při výpočtu bonusu odkážeme na buňku E13 a opět musíte tuto buňku řádně zafixovat jak pro sloupce, tak řádky klávesou F4 ($E$13).
Funkce KDYŽ a základní logické podmínky
Nejčastěji se funkce KDYŽ používá v kombinaci s logickými znaménky menší, větší, rovná se a jejich kombinacemi. Možné kominace ukazuje následující tabulka.
| Logická podmínka | Vyjádření |
|---|---|
|
> |
Větší než |
|
< |
Menší než |
|
= |
Rovná se |
|
>= |
Větší nebo rovno |
|
<= |
Menší nebo rovno |
|
<> |
Nerovná se |
Použití jednotlivých logických podmínek ve funkci KDYŽ ukazuje následující příklad. V logické podmínce ve funkci KDYŽ se ptáme, zda se příjem rovná, nerovná, případně je větší nebo menší než hranice 35 000 Kč. Textové hodnoty, které chceme vrátit v případě splnění a nesplnění podmínky, máme uvedené v samostatných buňkách K25 a K26.
Vzorce, které jsou v buňkách D25 až I25 vidíte dole pod tabulkou. Jelikož se ve vzorci odkazujeme na variabilní buňky, tak musíme buňky správně zafixovat klávesou F4.
Funkce KDYŽ v kombinaci s jinými funkcemi
Funkce KDYŽ může být použita nejen s logickými znaménky, ale rovněž v kombinaci s jinými excelovými funkcemi. V dalším příkladu máme v tabulce uvedené příjmy za tři měsíce pro jednotlivé zákazníky. Zajímá nás, zda jsou jejich příjmy za tyto tři měsíce dohromady menší než 40 000 Kč. Tuto variabilní hranici 40 000 Kč jsme opět napsali pro větší přehlednost do samostatné buňky I34. Jelikož lze funkce KDYŽ kombinovat s jinými funkcemi, tak rovnou do buňky F36 napíšeme funkce KDYŽ a logickou podmínkou je, zda je součet příjmů od ledna do března menší než 40 000 Kč. Jelikož chceme příjmy sčítat, tak zde využijeme funkci SUMA.
Pokud součet příjmů bude menší než 40 000 Kč, tak chceme vrátit slovo “Nesplněno” a pokud bude vyšší, tak slovo “Splněno”. Jelikož se neodkazujeme s textovými hodnotami na buňky, ale píšeme textové hodnoty rovnou do vzorce, tak je musíme uvést do uvozovek.
Pokud potřebujete ve funkci KDYŽ uplatnit více podmínek najednou, tak se podívejte a další video o kombinaci funkce KDYŽ s logickými podmínkami ANO a NEBO.
